اطلاعات پایه

در هر سامانه بخشی از اطلاعات که پیش نیاز راه‌اندازی می‌باشد وجود دارد. این اطلاعات معمولا یک بار تعریف می‌شوند و به ندرت ویرایش می‌شوند.

اطلاعات پایه لازم برای راه اندازی سامانه حسابداری ابری (آنلاین) لاندا در بخشهای مختلف به شرح زیر وجود دارد. هدف وجودی اطلاعات پایه این است که سامانه در قبال کسب و کارهای مختلف از انعطاف خوبی برخودار باشد و در صورت نیاز کاربران بتوان آنها را تغییر داد، ایجاد کرد و یا حتی حذف کرد.

نکته: در تمامی بخشهای اطلاعات پایه امکان فعال سازی و غیر فعال سازی پیش بینی شده است. این بدان خاطر است که اگر در گذشته از این اطلاعات استفاده کرده‌اید نباید آنها را حذف کنید، بلکه می‎توانید آنها را غیر فعال کنید تا در عملیات جدید قابل استفاده نباشند در عین اینکه تاریخچه آنها نیز حفظ شده باشد.

1. گروه حساب: گروه حساب جزو اطلاعات پایه ثابت است. این حسابها قابل تغییر نیستند.
2. حساب کل: این حسابهای زیر مجموعه گروه حساب هستند مانند موجودی نقد و بانک که زیرمجموعه داراییهای جاری است. به صورت پیشفرض حسابهای کل در سامانه تعریف شده است ولی می‌توانید در صورت نیاز حسابهای جدیدی در این بخش تعریف کنید.
   • نکته: برای تعریف حساب حتما با حسابدار خود مشورت کنید و یا با کارشناسان ما تماس بگیرید.
3. حسابهای معین: حسابهای کل به حسابهای معین تقسیم می‌شوند. مانند موجود نزد بانک، که زیر مجموعه حساب کل موجودی نقد و بانک می‌باشد. برای حسابهای معین هم به صورت پیشفرض حسابهای پرکاربرد تعریف شده‌اند و می‌توانید از آنها استفاده کنید. در صورت نیاز می‌توانید حسابهای معین جدید تعریف کنید.
4. سال مالی: سال مالی را هم می‌توان جزو اطلاعات پایه در نظر گرفت. هر سال مالی از ابتدای آن سال تا انتهای آن سال تعریف می‌شود و هرگونه عملیات مالی در یک سال مالی انجام می‌پذیرد.

نکته: به مجموعه گروه حساب، حساب کل، حسابهای معین و حسابهای تفصیل، درخت حساب یا سرفصل حساب گفته می‌شود که هریک از این حسابها هم به صورت مستقل و هم به صورت سرفصل (درختی) از بخش پیکربندی سامانه قابل دسترسی است.

1. کالا و خدمات: در هر فاکتور فروش، ما چیزی را می‌فروشیم و یا درهنگام خرید چیزی می‌خریم. کالا و خدمات چیزهایی هستند که ما می‌خریم و یا می‌فروشیم. برای اطلاعات بیشتر تعریف کالا و خدمات را مشاهده کنید.
2. نرخ مالیات بر ارزش افزوده: نرخ مالیات بر ارزش افزوده در هنگام نوشتن این راهنما 9% (شامل 6% مالیات و 3% عوارض) می‌باشد. این نرخ هم اکنون در سامانه به صورت پیشفرض تعریف شده و در صورت تغییر این نرخ در سالهای آتی آنرا غیر فعال کرده، و از روی آن رکورد جدیدی ایجاد کنید. هر نرخ مالیات بر ارزش افزوده می‌تواند به دو بخش مالیات و عوارض شکسته شود که در فرم تعریف مالیات بر ارزش افزوده پیش بینی شده است. هم چنین نرخ مالیات بر ارزش افزوده 0% هم برای خرید و فروشهایی که شامل ارزش افزوده نیستند در سامانه تعریف شده است. برای کسب اطلاعات بیشتر به این بخش مراجعه نمایید.
3. انواع خرید و فروش: به کمک انواع خرید و فروش می‌توان فاکتورها را از هم تفکیک کرد، مثلا فروش فاکتوری، نسیه، نقدی و .... کاربرد مهمتر انواع فروش و خرید در ثبت سند خودکار از روی فاکتور فروش و خرید می‌باشد. در هنگام تعریف انواع فروش و خرید دو مقدار معین و حساب تخفیف را باید مشخص کرد. 
   • معین فروش به صورت پیشفرض: 10301-حسابهای دریافتنی تجاری
   • معین تخفیف فروش به صورت پیشفرض: 60103-برگشت از فروش و تخفیفها
   • معین خرید به صورت پیشفرض: 30103- حسابهای پرداختنی تجاری
   • معین تخفیف خرید به صورت پیشفرض:  81002-برگشت از خرید و تخفیفها

برای درک بهتر این قضیه به فاکتور فروش و سندی که از روی آن ایجاد شده است دقت فرمایید. اطلاعات بیشتر

4. مخاطبان (فروشندگان و مشتریان): از مهمترین اجزای هر سیستم حسابداری، مدیریت کسب و کار طرف حسابها و پرسنل آن کسب و کار است. ما در سامانه لاندا به همه اینها مخاطب می‌گوییم که هنگام تعریف مخاطب شامل پرسنل، اشخاص حقیقی، و اشخاص حقوقی می‌شوند. اطلاعات بیشتر

1. حسابهای بانکی: حسابهای بانکی خود را تعریف کنید. برای تعریف حساب بانکی لازم است که نام بانک، شعبه و نوع حساب خود را انتخاب نمایید.
2. صندوق: صندوق (صندوق نقدی) حداقل یکی به عنوان مثلا صندوق اصلی (یا صندوق مرکزی) تعریف کنید. این صندوق جایی است که دریافت و پرداختهای نقدی خود را انجام می‌دهید. همچنین به ازای هر تنخواه یک صندوق جداگانه می‌توانید تعریف کنید مثلا تنخواه بخش پشتیبانی، تنخواه بخش فروش. در اینصورت دریافت و پرداختهای آنها را جداگانه ثبت کنید تا حساب و کتاب شما دقیقتر ثبت گردد.

1. ساختار سازمانی: تعریف ساختار سازمانی اساس و پایه یک کسب و کار را نشان می‌دهد. ساختار سازمانی شامل موارد زیر است.
   • سازمان: یک سازمان وجود دارد و نام آنرا به نام شرکت و یا کسب و کار خود تغییر دهید. مثلا شرکت دومان سامانه
   • واحد سازمانی: سلسله مراتب سازمانی شرکت شما را نشان می‌دهد. مثلا واحد پشتیبانی، واحد بازاریابی، واحد تحقیق و توسعه و ... اطلاعات بیشتر
   • سمتهای سازمانی (در لاندا این مورد را نداریم)
2. محل جغرافیایی: مکانهای جغرافیایی شامل کشور، استان، شهرستان، بخش است که به صورت پیشفرض در سامانه تعریف شده‌اند. اگر جایی از قلم افتاده است از بخش پیکربندی سامانه و محل جغرافیایی آنرا ایجاد کنید. محل جغرافیایی هنگام ثبت نشانی مخاطبان و تعریف ساختار سازمانی استفاده می‌شود.
3. بانک، شعبه، انواع حساب بانکی، شغل و ...: اینها نیز اطلاعات پایه‌ای هستند که در جای جای سامانه ممکن است استفاده شده باشند و معانی آنها واضح است.