اطلاعات پایه لازم برای راه اندازی سامانه حسابداری ابری (آنلاین) لاندا در بخشهای مختلف به شرح زیر وجود دارد. هدف وجودی اطلاعات پایه این است که سامانه در قبال کسب و کارهای مختلف از انعطاف خوبی برخودار باشد و در صورت نیاز کاربران بتوان آنها را تغییر داد، ایجاد کرد و یا حتی حذف کرد.

نکته: در تمامی بخشهای اطلاعات پایه امکان فعال سازی و غیر فعال سازی پیش بینی شده است. این بدان خاطر است که اگر در گذشته از این اطلاعات استفاده کرده‌اید نباید آنها را حذف کنید، بلکه می‎توانید آنها را غیر فعال کنید تا در عملیات جدید قابل استفاده نباشند در عین اینکه تاریخچه آنها نیز حفظ شده باشد.

الف. حسابداری

گروه حساب: گروه حساب جزو اطلاعات پایه ثابت است. این حسابها قابل تغییر نیستند.
حساب کل: این حسابهای زیر مجموعه گروه حساب هستند مانند موجودی نقد و بانک که زیرمجموعه داراییهای جاری است. به صورت پیشفرض حسابهای کل در سامانه تعریف شده است ولی می‌توانید در صورت نیاز حسابهای جدیدی در این بخش تعریف کنید.
- نکته: برای تعریف حساب حتما با حسابدار خود مشورت کنید و یا با کارشناسان ما تماس بگیرید.
حسابهای معین: حسابهای کل به حسابهای معین تقسیم می‌شوند. مانند موجود نزد بانک، که زیر مجموعه حساب کل موجودی نقد و بانک می‌باشد. برای حسابهای معین هم به صورت پیشفرض حسابهای پرکاربرد تعریف شده‌اند و می‌توانید از آنها استفاده کنید. در صورت نیاز می‌توانید حسابهای معین جدید تعریف کنید.
سال مالی: سال مالی را هم می‌توان جزو اطلاعات پایه در نظر گرفت. هر سال مالی از ابتدای آن سال تا انتهای آن سال تعریف می‌شود و هرگونه عملیات مالی در یک سال مالی انجام می‌پذیرد.

نکته: به مجموعه گروه حساب، حساب کل، حسابهای معین و حسابهای تفصیل، درخت حساب یا سرفصل حساب گفته می‌شود که هریک از این حسابها هم به صورت مستقل و هم به صورت سرفصل (درختی) از بخش پیکربندی سامانه قابل دسترسی است.

ب. خرید و فروش (بازرگانی)

کالا و خدمات: در هر فاکتور فروش، ما چیزی را می‌فروشیم و یا درهنگام خرید چیزی می‌خریم. کالا و خدمات چیزهایی هستند که ما می‌خریم و یا می‌فروشیم. برای اطلاعات بیشتر تعریف کالا و خدمات را مشاهده کنید.
نرخ مالیات بر ارزش افزوده: نرخ مالیات بر ارزش افزوده در هنگام نوشتن این راهنما 9% (شامل 6% مالیات و 3% عوارض) می‌باشد. این نرخ هم اکنون در سامانه به صورت پیشفرض تعریف شده و در صورت تغییر این نرخ در سالهای آتی آنرا غیر فعال کرده، و از روی آن رکورد جدیدی ایجاد کنید. هر نرخ مالیات بر ارزش افزوده می‌تواند به دو بخش مالیات و عوارض شکسته شود که در فرم تعریف مالیات بر ارزش افزوده پیش بینی شده است. هم چنین نرخ مالیات بر ارزش افزوده 0% هم برای خرید و فروشهایی که شامل ارزش افزوده نیستند در سامانه تعریف شده است. برای کسب اطلاعات بیشتر به این بخش مراجعه نمایید.
انواع خرید و فروش: به کمک انواع خرید و فروش می‌توان فاکتورها را از هم تفکیک کرد، مثلا فروش فاکتوری، نسیه، نقدی و .... کاربرد مهمتر انواع فروش و خرید در ثبت سند خودکار از روی فاکتور فروش و خرید می‌باشد. در هنگام تعریف انواع فروش و خرید دو مقدار معین و حساب تخفیف را باید مشخص کرد.
- معین فروش به صورت پیشفرض: 10301-حسابهای دریافتنی تجاری
- معین تخفیف فروش به صورت پیشفرض: 60103-برگشت از فروش و تخفیفها
- معین خرید به صورت پیشفرض: 30103- حسابهای پرداختنی تجاری
- معین تخفیف خرید به صورت پیشفرض: 81002-برگشت از خرید و تخفیفها

برای درک بهتر این قضیه به فاکتور فروش و سندی که از روی آن ایجاد شده است دقت فرمایید. اطلاعات بیشتر

4. مخاطبان (فروشندگان و مشتریان): از مهمترین اجزای هر سیستم حسابداری، مدیریت کسب و کار طرف حسابها و پرسنل آن کسب و کار است. ما در سامانه لاندا به همه اینها مخاطب می‌گوییم که هنگام تعریف مخاطب شامل پرسنل، اشخاص حقیقی، و اشخاص حقوقی می‌شوند. اطلاعات بیشتر

ج. دریافت و پرداخت

حسابهای بانکی: حسابهای بانکی خود را تعریف کنید. برای تعریف حساب بانکی لازم است که نام بانک، شعبه و نوع حساب خود را انتخاب نمایید.
صندوق: صندوق (صندوق نقدی) حداقل یکی به عنوان مثلا صندوق اصلی (یا صندوق مرکزی) تعریف کنید. این صندوق جایی است که دریافت و پرداختهای نقدی خود را انجام می‌دهید. همچنین به ازای هر تنخواه یک صندوق جداگانه می‌توانید تعریف کنید مثلا تنخواه بخش پشتیبانی، تنخواه بخش فروش. در اینصورت دریافت و پرداختهای آنها را جداگانه ثبت کنید تا حساب و کتاب شما دقیقتر ثبت گردد.

د. سایر موارد

ساختار سازمانی: تعریف ساختار سازمانی اساس و پایه یک کسب و کار را نشان می‌دهد. ساختار سازمانی شامل موارد زیر است.
- سازمان: یک سازمان وجود دارد و نام آنرا به نام شرکت و یا کسب و کار خود تغییر دهید. مثلا شرکت دومان سامانه
- واحد سازمانی: سلسله مراتب سازمانی شرکت شما را نشان می‌دهد. مثلا واحد پشتیبانی، واحد بازاریابی، واحد تحقیق و توسعه و ... اطلاعات بیشتر
- سمتهای سازمانی (در لاندا این مورد را نداریم)
محل جغرافیایی: مکانهای جغرافیایی شامل کشور، استان، شهرستان، بخش است که به صورت پیشفرض در سامانه تعریف شده‌اند. اگر جایی از قلم افتاده است از بخش پیکربندی سامانه و محل جغرافیایی آنرا ایجاد کنید. محل جغرافیایی هنگام ثبت نشانی مخاطبان و تعریف ساختار سازمانی استفاده می‌شود.
بانک، شعبه، انواع حساب بانکی، شغل و ...: اینها نیز اطلاعات پایه‌ای هستند که در جای جای سامانه ممکن است استفاده شده باشند و معانی آنها واضح است.