شرکت‌هایی که در حوزه فعالیت خرید خارجی و بازرگانی خارجی فعالیت می‌کنند، به عنوان واسط‌هایی میان فروشندگان و خریداران در بازار جهانی عمل می‌کنند.

مقدمه

1. تعریف طرف‌های حساب

ابتدا طرف‌های حساب را تعریف کنید. دقت فرمایید که این اطلاعات فقط یک مرتبه تعریف می‌گردند و در دفعات بعدی از آنها استفاده خواهیم کرد. طرفهای حساب عبارتند از:

• شرکت فروشنده (تامین کننده) خارجی
• گمرک ایران
• شرکتهای بیمه‌ای که با آنها تراکنش مالی دارید.
• شرکتهای حمل و نقل داخلی و یا خارجی که با آنها تراکنش مالی دارید.
• سایر سازمانهای دولتی و غیر دولتی مانند بانکها، سازمان غذا و دارو و ... که به واسطه فعالیت تجاری خود با آنها تراکنشهای مالی خواهید داشت.

برای تعریف طرفهای حساب از منوی اصلی نرم افزار مخاطب، شخص را انتخاب کرد و اشخاص حقوقی و یا حقیقی مورد نظر را ثبت فرمایید. دقت کنید که اطلاعات کسب و کار مانند شناسه ملی و شماره اقتصادی برای طرفهای حساب داخلی تعریف شوند.

2. تعریف قرارداد (سفارش)

نکته 1: در تعریف کالا نوع کالاهای خریداری شده را اصلی سرمایه‌ای، مصرفی، یا قطعه انتخاب کنید.

نکته 2: خدماتی که در بالا ذکر شد را از نوع خدمت-نرم‌افزار انتخاب نمایید.

4. تعریف انواع خرید

برای ثبت خریدهای خارجی و هزینه‌های مرتبط با آن لازم است چند نوع خرید به شکل زیر ثبت گردد.

• سفارش خارجی-خرید کالا

حسابهای کالا و خدمات را مطابق شکل انتخاب نمایید. شما همچنین می‌توانید سرفصل معین جدیدی زیرمجموعه سفارشات مثلا با عنوان بهای اصلی اقلام در راه ایجاد کنید.

• سفارش خارجی- هزینه‌های خدمات

در صورت نیاز می‌توانید انواع دیگری هم تعریف کنید.

5. ثبت خرید و هزینه‌‌های خدمات

فرض کنید که شرکت شما کالایی مانند ماوس و کیبورد از یک شرکت خارجی به نام Key Store خریداری کرده است. برای بیمه این کالاها از خدمات شرکت بیمه ایران استفاده شده و هزینه ترخیص کالا به میزان مورد نیاز به گمرک پرداخت شده است. همچنین می‌توانید هزینه‌های دیگری مانند هزینه مجوزهای لازم، کارمزدهای بانکی، صرافی و ... را به فراخور نیاز اضافه کنید. برای سادگی این موارد در این مثال اضافه نشده است.

برای ثبت خرید کالا و هزینه‌های سفارش به شکلهای زیر دقت فرمایید:

دقت فرمایید که در این فرم مالیات بر ارزش افزوده با توجه به طرف حساب خارجی محاسبه نشده است. در فیلد قیمت کالا معادل ریالی یک واحد از کالای خریداری شده ثبت شده است.

اگر میزان مالیات بر ارزش افزوده بیشتر از محاسبه اتوماتیک نرم افزار می‌باشد، آنرا در فیلد ارزش افزوده تغییر دهید.

اگر هزینه‌های دیگری هم وجود داشته است دقیقا مطابق با شکل‌های بالا عمل کنید.

6. بستن حساب سفارش

پس از اتمام سفارش و در صورتیکه کالاهای خریداری شده به انبارهای شما  وارد شده است از منوی اصلی، بخش انبارداری بستن حسابهای سفارش را انتخاب کرده و مطابق شکل زیر عمل نمایید:

پس از بستن حساب سفارش، موجودی کالاهای خریداری شده بروز شده، بهای تمام شده هریک با توجه به هزینه‌های سفارش و مبلغ خرید محاسبه شده و سند بستن حساب سفارش به صورت اتوماتیک ایجاد می‌شود. به عنوان نمونه به سند زیر که برای مثال بالا تولید شده است توجه فرمایید. همچنین پس از بستن حساب سفارش کالا، موجودی انبار اصلاح شده و آیتمهای خریداری شده به موجودی کالا با بهای تمام شده هریک اضافه خواهند شد. 

راهنمای تصویری محاسبه بهای تمام شده کالاهای خرید خارجی 

از طریق InfoGraphic زیر، می‌توانید مراحل محاسبه بهای تمام شده کالاهای خرید خارجی در لاندا را مشاهده نمایید: