موجودی کالا و سیستم نگهداری آن (روش سیستم دائمی)

در سیستم دائمی کلیه خریدها مستقیما به حساب "موجودی کالا" منظور میشود و حسابی به نام خرید کالا نگهداری نمیشود. در این سیستم هزینه حمل به جای اینکه به حساب هزینه حمل کالای خریداری‌شده منظور شود، به حساب موجودی کالا منظور میشود.

همانگونه که در مقاله قبلی، موجودی کالا و سیستم‌ نگهداری آن به روش ادواری را آموختیم، حال نوبه به روش سیستم دائمی است. اما روش سیستم دائمی چیست؟

سیستم دائمی

سیستم دائمی سابقه‌ای مستمر و لحظه به لحظه از تغییرات (افزایش یا کاهش) در موجودی کالا را نگهداری میکند. در سیستم دائمی علاوه بر استفاده از حسابهای دفترکل و یا معین، مدارک دیگری (کارت حساب کالا) جداگانه برای هریک از انواع موجودیها نگهداری میشود و ارزش مقداری و ریالی موجودی کالا در هر مقطع زمانی از دفاتر قابل استخراج است. از اینرو می‌توان کنترل مطلوب‌تری بر موجودی کالای انبار داشت، در صورت استفاده از سیستم دائمی، شمارش عینی موجودی کالا (انبارگردانی) تنها به منظور اثبات صحت میزان موجودیها، از طریق مقایسه آنها با مدارک حسابداری ضروری است. در صورت وجود هر گونه اختلاف، موضوع باید پیگیری گردد و از طریق اصلاح مدارک سیستم دائمی (کارتها و دفاتر معین) اختلاف رفع شود تا این مدارک با شمارش عینی اقلام مطابقت کند.

کاربرد سیستم دائمی

در گذشته، سیستم دائمی عمدتا در مورد کالاهای گران قیمت کاربرد داشت اما امروزه اکثر واحدهای تجاری به لطف وجود نرم‌افزارهای حسابداری، به این سیستم روی آورده‌اند، این نرم‌افزارها به حسابداران کمک میکند تا بدون اشتباه و با هزینهای کمتر از سیستمهای دستی به پردازش مبادلات بزرگ موجودی کالا بپردازند. در واقع این سیستم، کنترل داخلی را ارتقا و کارایی را نیز افزایش میدهد زیرا همیشه اطلاعات مربوط به مقدار و مبلغ خرید و بهای تمام‌شده مواد و کالا در اختیار بوده و مدیران بهتر میتوانند تصمیم‌گیری نمایند.

موجودی کالا در سیستم دائمی

در سیستم دائمی کلیه خریدها مستقیما به حساب "موجودی کالا" منظور میشود و حسابی به نام خرید کالا نگهداری نمیشود. در این سیستم هزینه حمل به جای اینکه به حساب هزینه حمل کالای خریداری‌شده منظور شود، به حساب موجودی کالا منظور میشود. همچنین سایر مخارج از جمله مخارج بارگیری کالا، بیمه حمل و... در حساب موجودی کالا ثبت میشوند.

صدور سند حسابداری خرید کالا در سیستم دائمی

در این سیستم در زمان خرید کالا، حساب موجودی کالا بدهکار میشود. هزینه حمل کالای خریداری شده، تخفیفات نقدی خرید و برگشت از خرید و تخفیفات در یک حساب جداگانه نگهداری نمیشوند (برعکس سیستم ادواری)، بلکه هنگام تحقق به حساب موجودی کالا منظور میشوند. مانده موجودی کالا در پایان دوره همواره بدهکار خواهد بود.

الف) سند حسابداری خرید کالا به صورت نقد

مثال: شرکت همدان در دهم تیر ماه سال جاری 8 عدد کالا به ارزش هر یک 85000 به صورت نقد خریداری نمود. مطلوب است: صدور سند حسابداری خرید کالا.

ج) سند حسابداری درحالتی که خریدار بخشی از مبلغ خرید را قبل از دریافت کالا پرداخت میکند.