تابع SORT در اکسل، محتویات یک محدوده یا آرایه را مرتب می‌کند که مقادیر را می‌توان بر اساس یک یا چند ستون مرتب کرد. علاوه‌بر مرتب‌سازی پیشفرض، می‌توانید عملیات مرتب‌سازی را مطابق با خواسته‌های خود، سفارش‌سازی کنید.

مقدمه

با افزودن محتوای بیشتر به یک شیت، سازماندهی این اطلاعات از اهمیت ویژه‌ای برخوردار می‌شود. با مرتب سازی داده‌های خود می‌توانید به سرعت یک شیت را مرتب کنید. به عنوان مثال، شما می‌توانید لیستی از اطلاعات تماس را با نام خانوادگی سازماندهی کنید. محتوا را می‌توان به ترتیب حروف الفبا‌، عددی و به روشهای دیگر مرتب کرد.

انواع مرتب سازی در اکسل

هنگام مرتب سازی داده‌ها‌، مهم است که ابتدا تصمیم بگیرید که آیا می‌خواهید این مرتب سازی بر روی کل شیت یا برگه اعمال شود یا فقط در یک محدوده سلول.

• مرتب سازی برگه، همه داده‌های صفحه کار شما را با یک ستون سازماندهی می‌کند. هنگام استفاده از مرتب سازی‌، اطلاعات مرتبط در هر ردیف با هم نگهداری می‌شوند. در مثال زیر‌، ستون نام تماس (ستون A) مرتب شده است تا نام‌ها را به ترتیب حروف الفبا نمایش دهد.

• مرتب سازی یک محدوده، داده‌ها را در محدوده‌ای از سلول‌ها مرتب می‌کند که می‌تواند هنگام کار با صفحه‌ای که شامل چندین جدول است‌، مفید باشد. مرتب سازی یک محدوده، تأثیری بر محتوای دیگر صفحه کار نخواهد داشت.

مرتب سازی یک برگه در اکسل

در مثال ما‌، یک فرم سفارش ‌تی‌شرت وجود دارد که بر اساس نام خانوادگی (ستون C) مرتب می‌کنیم و مرحله به مرحله جلو می‌رویم:

1. در ستونی که می‌خواهید مرتب شود‌، یک سلول را انتخاب کنید. در مثال ما‌، سلول C2 را انتخاب می‌کنیم.

     2. زبانه Data را روی Ribbon انتخاب کنید‌، سپس روی دستور A-Z برای مرتب سازی A به Z یا دستور Z-A برای مرتب سازی Z به A کلیک کنید. در مثال ما‌، A را به Z مرتب می‌کنیم.

     3. برگه ما براساس ستون انتخاب شده، مرتب خواهد شد. در مثال ما‌، برگه بر اساس نام خانوادگی مرتب شده است.

مرتب سازی یک محدوده

در مثال ما‌، جدول جداگانه‌ای در فرم سفارش ‌تی‌شرت وجود دارد که ما می‌خواهیم پیراهن‌هایی که در تاریخ‌های مختلف سفارش داده شده اند، مرتب کنیم. مرحله به مرحله پیش می‌رویم:

1. محدوده سلولی را که می‌خواهید مرتب کنید، انتخاب کنید. در مثال ما‌، محدوده سلول G2: H6 را انتخاب خواهیم کرد.

    2.برگه Data را روی Ribbon انتخاب کرده و سپس روی دستور Sort کلیک کنید.

     3.کادر گفتگوی مرتب سازی ظاهر می‌شود. ستونی را که می‌خواهید براساس آن مرتب شود، انتخاب کنید. در مثال ما‌، می‌خواهیم داده‌ها را بر اساس تعداد سفارشات ‌تی‌شرت مرتب کنیم‌، بنابراین سفارشات را انتخاب می‌کنیم.

      4. ترتیب مرتب سازی (صعودی یا نزولی) را تعیین کنید. در مثال ما از Largest to Smallal استفاده خواهیم کرد.

      5. هنگامی‌که از انتخاب خود راضی بودید‌، تأیید را کلیک کنید.

       6. محدوده سلول بر اساس ستون انتخاب شده مرتب خواهد شد. در مثال ما‌، ستون سفارشات از بالاترین به پایین ترین طبقه بندی می‌شود. توجه داشته باشید که محتوای دیگر کاربرگ تحت تأثیر قرار نگرفته است.

لازم به ذکر است که اگر داده‌های شما به درستی مرتب نشده‌اند‌، مقادیر سلول خود را دوباره بررسی کنید. حتی یک اشتباه تایپی کوچک می‌تواند هنگام مرتب سازی یک صفحه کار بزرگ، مشکل ایجاد کند.

مرتب‌سازی سفارشی در اکسل

بعضی اوقات ممکن است گزینه‌های مرتب سازی پیش فرض، نتواند داده‌ها را به ترتیب مورد نظر شما مرتب کنند. خوشبختانه‌ اکسل به شما امکان می‌دهد یک لیست سفارشی برای تعریف مرتب سازی خود ایجاد کنید.

ایجاد یک مرتب سازی سفارشی

در مثال زیر‌، می‌خواهیم برگه را بر اساس اندازه ‌تی‌شرت (ستون D) مرتب کنیم. در حالت عادی، تابع sort  اندازه لباس‌ها را بر اساس حروف الفبا سازماندهی می‌کند که کاملا نادرست است. در عوض ما باید یک لیست سفارشی برای مرتب سازی از کوچکترین به بزرگترین سایز لباس، ایجاد کنیم. مراحل را دنبال کنید:

1. در ستونی که می‌خواهید مرتب شود‌، یک سلول را انتخاب کنید. در مثال ما سلول D2 را انتخاب می‌کنیم.

       2. تب Data را انتخاب کرده و سپس بر روی دستور Sort کلیک کنید.

       3. کادر گفتگوی مرتب سازی ظاهر می‌شود. ستونی را که می‌خواهید بر اساس آن مرتب سازی کنید را انتخاب کنید. سپس لیست سفارشی را از قسمت custom list انتخاب کنید. در مثال ما‌، مرتب سازی بر اساس اندازه ‌تی‌شرت را انتخاب می‌کنیم.

      4. کادر محاوره ای لیست‌های سفارشی ظاهر می‌شود. از کادر Custom Lists لیست جدید را انتخاب کنید.

      5. موارد را به ترتیب دلخواه در کادر List entries تایپ کنید. در مثال فوق‌، ما می‌خواهیم داده‌های خود را بر اساس اندازه ‌تی‌شرت از کوچک به بزرگ مرتب کنیم‌، بنابراین Small‌، Medium‌، Large و X-Large را تایپ می‌کنیم‌ و بعد از هر مورد، Enter را روی صفحه کلید فشار می‌دهیم.

      6. برای ذخیره ترتیب مرتب سازی جدید، روی Add کلیک کنید. لیست جدید به کادر Custom list اضافه می‌شود. مطمئن شوید لیست جدید انتخاب شده است. سپس روی تأیید کلیک کنید.

      7. کادر محاوره ای لیست‌های سفارشی بسته خواهد شد. برای انجام مرتب سازی سفارشی‌، روی OK در کادر محاوره ای مرتب سازی کلیک کنید.

     8. برگه شما بر اساس سفارش شما، مرتب خواهد شد. هم‌اکنون در برگه ما، اندازه ‌تی‌شرت از کوچکترین تا بزرگترین سازمان یافته است.