اسناد حسابداری مربوط به حقوق و دستمزد پرسنل یک شرکت باید به نحوی مطلوب و منظم طبقه‌بندی شود به گونه‌ای که امکان پیگیری و بررسیهای بعدی را به آسانی فراهم نماید. بهتر است در هر شرکت پروندهای از اطلاعات پرسنلی کارگران تهیه و نگهداری گردد.
اسناد و مدارک حسابداری حقوق و دستمزد
در حسابداری، هر رویداد مالی برای آنکه قابل اتکا باشد مبتنی بر اسناد مثبته است. اسنادی که به روشنی ماهیت، تاریخ و مبالغ مربوط به رویدادها را نمایش میدهند و میتوانند مرجع رسیدگیهای بعدی باشند. اسناد حسابداری مربوط به حقوق و دستمزد پرسنل یک شرکت باید به نحوی مطلوب و منظم طبقه‌بندی شود به گونه‌ای که امکان پیگیری و بررسیهای بعدی را به آسانی فراهم نماید. بهتر است در هر شرکت پروندهای از اطلاعات پرسنلی کارگران تهیه و نگهداری گردد.
همچنین باید بایگانی مناسبی نیز از آیین‌نامه‌ها و بخشنامه‌های مربوط به حقوق و دستمزد سال جاری تهیه و در دسترس باشد. در کنار موارد فوق، مدارک مربوط به محاسبه حقوق ماهانه کارگران شامل کارت ساعت، گزارش تولید، لیست حقوق و دستمزد، فیش حقوقی و... نیز باید به شکلی دقیق و منظم بایگانی گردد.
طبقه‌بندی اسناد
از اساسی‌ترین مراحل بایگانی، طبقه‌بندی اسناد است. طبقه‌بندی اسناد از نظر بایگانی عبارت است از: تقسیم‌بندی اسناد به دسته‌هایی که حداقل میان آنها یک موضوع مشترک و خاص وجود داشته باشد. به عنوان مثال اسناد مربوط به "اطلاعات پرسنلی" در قسمت کارگزینی و "اسناد حسابداری" در قسمت بایگانی حسابداری نگهداری میشود.
خصوصیات طبقه‌بندی اسناد و مدارک
یک طبقه‌بندی منطقی و صحیح که اساس تشکیل یک پرونده است باید دارای خصوصیات زیر باشد:
الف) امنیت: طبقه‌بندی اسناد باید طوری پی‌ریزی شود که محل دقیق سند از امنیت کافی برخوردار باشد.
ب) سرعت: طبقه‌بندی باید موجبات دست یافتن به اسناد مورد لزوم، در حداقل زمان را فراهم سازد.
ج) سهولت: نحوه طبقه‌بندی باید به سهولت قابل فهم بوده و اجرای آن امکانپذیر باشد.
د) انعطاف‌پذیری: روش طبقه‌بندی باید طوری انتخاب شود که با تغییر و تحوالت شرکت قابل تغییر و انعطاف باشد.
طبقه‌بندی مدارک و مستندات حقوق و دستمزد
طبقه‌بندی مدارک و مستندات حقوق و دستمزد به شکلهای مختلفی قابل انجام است. در دایره حقوق و دستمزد در زونکن‌های جداگانه باید هر ماهه اسناد مثبته مربوط به حقوق به نحو مناسب نگهداری شود.
بایگانی چیست؟
بایگانی دارای دو مفهوم است:
1. بایگانی یعنی طبقه‌بندی، تنظیم و نگهداری اسناد و حفاظت از آنها با روشی که بتوان با سرعت، دقت، سهولت، و صرف وقت و نیروی انسانی کم به آن اسناد دست پیدا کرد.
2. بایگانی یعنی محل نگهداری اسناد و مدارک بر طبق ضوابط معین و علمی. در مفهوم عام "بایگانی" را فن طبقه‌بندی، تنظیم، حفظ و نگهداری اسناد و مدارک میگویند.
اهمیت بایگانی
هنگامی بایگانی ارزش و اعتبار لازم را کسب خواهد کرد که اطلاعات آن به طور مستمر و مداوم به‌روز شود. به‌گونه‌ای که با مراجعه به هر پرونده آخرین اقدامات و عملیات بر روی پرونده، در دسترس باشد.
انواع روشهای بایگانی
بایگانیها براساس عمر و ارزش اداری، به 3 دسته تقسیم میشوند:
1. بایگانی جاری
در این نوع بایگانی، اسناد فعال میباشند و دائما مورد نیاز دایره ایجادکننده هستند. مانند کارت ساعات کارکرد کارگران.
2. بایگانی نیمه جاری
"بایگانی نیمه جاری"، بایگانی است که به پرونده‌های موجود در آن برحسب نیاز مراجعه میگردد. مانند لیست حقوق و دستمزد مربوط به ماههای قبل.
3. بایگانی راکد
در این بایگانی پروندههایی نگهداری میشوند که به حکم قانون تا زمان معینی باید در شرکت وجود داشته باشند. مانند: اسناد و دفاتر قانونی شرکت (مربوط به سنوات گذشته).
در هر شرکت با توجه به اینکه پرونده‌های بیمه و مالیاتی مربوط به حقوق و دستمزد پرسنل تا سالها قابل پیگیری و حسابرسی میباشند؛ بنابراین باید به شکل منظم و دقیقی بایگانی شوند؛ به نحوی که در مراجعات بعدی به سرعت قابل دسترسی باشند. مثلا پرونده‌های مالیاتی شرکت تا ده سال بعد از دوره عملکرد قابل پیگیری قانونی میباشند. این موضوع اهمیت روشها و نوع بایگانی مناسب را روشن میسازد.
نمونه‌هایی از اسناد و مدارک مربوط به حقوق و دستمزد
نمونه گزارش کارکرد
نمونه فیش حقوقی
نمونه فیش حقوقی در نرم‌افزار حسابداری آنلاین لاندا
در نرم‌افزار حسابداری ابری لاندا، پس از ورود اطلاعات و ذخیره آن برای هریک از پرسنل انتخاب شده فیش حقوقی صادر میشود. همچنین سند حقوق و دستمزد به صورت اتوماتیک توسط سامانه ابری لاندا برای این موارد ایجاد میگردد. در شکل زیر نمونه فیش حقوقی را مشاهده می‌کنید.
