دفتر روزنامه

پس از اینکه رویدادهای مالی در ســند حســابداری ثبت شــد باید در دفتر روزنامه نیز ثبت گردد.

دفتر روزنامه انواع مختلفــی دارد:

  • دفتر روزنامه ای را که کلیۀ معاملات و عملیات مالی در آن ثبت میشــود، دفتــر روزنامه عمومی می نامند.
  • دفتر روزنامه ای که در آن فقط یک نوع خاص از رویدادهای مالی ثبت میشود، دفتر روزنامۀ اختصاصی خوانده میشود، مثل دفتر روزنامــۀ خرید، دفتر روزنامۀ فروش، دفتر روزنامۀ پرداخت های نقدی و دفتر روزنامۀ دریافت های نقدی.

در دفتر روزنامه عمومی، کلیۀ معاملات و عملیات مالی مؤسســه به ترتیب تاریخ ثبت میشــود. بر اســاس ماده 7 قانون تجــارت، دفتر روزنامه دفتری اســت که تاجر باید همه روزه مطالبات، دیون و داد و ســتد تجارتــی و معاملات راجع به اوراق تجارتی (از قبیل خرید و فروش و ظهر نویسی) و به طور کلی تمام واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت میکند در آن ثبت نماید.

طبق مادۀ 3 آئین نامه اجرائی تبصرۀ یک ماده 95 قانون مالیاتهای مســتقیم، دفتر روزنامه دفتری اســت که اشــخاص حقیقی یا حقوقی کلیۀ معاملات مالی و پولی خود را (اعم از خرید و فروش و دیون و مطالبات و ظهر نویســی و هرگونه فعالیتی که ایجاد دین یا طلب کند و نیز عملیات محاســباتی تاریخ وقوع و سایر عملیات،) طبق اصول حسابداری و عرف متداول دفترداری در پایان دورۀ مالی برای تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه ، بلااستثناء به ترتیب در آن ثبت می کنند.

دفتر روزنامه باید دارای ستون های مناسب برای انتقال اطلاعات سند حسابداری به آن باشد. بنابراین، دفتر روزنامه باید حداقل دارای ســتون هایی برای درج شمارۀ سند حسابداری ، تاریخ ، شرح، مبلغ بدهکار و مبلغ بستانکار هر  رویداد باشد. یکی از شکلهای رایج دفتر روزنامه به صــــورت شکل زیر است.

نمونۀ دفتر روزنامه

بلافاصله پس از ثبت هر ســند، باید اســناد حسابداری بعدی، به ترتیب شــماره، در دفتر روزنامه ثبت شوند. پس از اتمام هر صفحه دفتر روزنامه، باید جمع ستون بدهکار و جمع ستون بستانکار در محل تعیین شده در پائین صفحه نوشته شود.

نحوه انتقال اطلاعات سند حسابداری به دفتر روزنامه به صورت زیر است:

  • در ستون «شماره سند حسابداری» شماره سند رویداد مالی مربوطه نوشته می شود.
  • در ستون «تاریخ» باید تاریخ وقوع رویداد مالی مربوطه نوشته شود.
  • در ســتون «شــرح» نام حساب یا حسابهایی که بدهکار و یا بستانکار شــده اند به همراه شرح مختصری از رویداد مربوطه نوشته می شود.
  • در ستون «عطف» شماره صفحه دفتر کل که مبلغ مربوطه به آن صفحه منتقل شده است نوشته میشود.
  • مبلغ بدهکار و بستانکار مربوطه نیز از سند حسابداری به ستون «بدهکار» یا «بستانکار» دفتر روزنامه منتقل میشود.

برای مثال، نحوه ثبت رویدادهای مذکور در بخش قبلی (که اســناد حســابداری آنها از شــماره 1 تا 5 تنظیم گردید) در دفتر روزنامه آورده میشود:

 نحوه ثبت رویدادها در دفتر روزنامه

اگرچه در عمل برای تمام رویدادهای مالی ابتدا ســند حســابداری صادر و ســپس سند حسابداری در دفتر روزنامه ثبت می شود ، اما معمولاً در کتب آموزشی، برای صرفه جوئی در وقت، رویدادها را مستقیماً در دفتر روزنامه ثبت می کنند.