پیش فاکتور عبارت است از سیاهه خریدی که فروشنده به عنوان پیشنهاد فروش یا تعین ارزش کالا یا خدمات و شرایط فروش با تعین مدت اعتبار به درخواست خریدار و به نام وی صادر می‌نماید. در پیش‌فاکتور بایستی نام کالا و خدمات مورد نظر، تعداد و قیمت هر یک مشخص گردند. در پیش‌فاکتور تاریخ اعتبار مشخص می‌شود که پس از سپری شدن آن پیش‌فاکتور از اعتبار ساقط می‌شود.

معمولا قبل از این فروش نهایی شود، پیش‌فاکتور صادر می‌شود و به تایید خریدار می‌رسد. پیش‌فاکتور تعهدی برای خریدار به منظور پرداخت پول ایجاد نمی‌کند و صرفا به عنوان یک پیشنهاد از سوی فروشنده می‌باشد. خریدار ممکن است همزمان از چندین فروشنده درخواست پیش‌فاکتور کرده و براساس قیمت، شرایط و ... تصمیم نهایی را بگیرد.

فاکتور یک سند تجاری است که توسط فروشنده برای خریدار صادر شده و محصولات، مقادیر و قیمت‌های توافق‌شده برای محصولات و خدمات که توسط فروشنده برای خریدار فراهم شده را ثابت می‌کند. از دید فروشنده این فاکتور یک فاکتور فروش است. از دید خریدار این فاکتور یک فاکتور خرید است.

فاکتور نشان می‌دهد که خریدار باید مبلغ توافق‌ شده را به فروشنده بپردازد. وقتی گفته می‌شود «ما برای آن‌ها فاکتور صادر کردیم» یعنی «آن‌ها به ما پولی بدهکارند»؛ برعکس وقتی گفته می‌شود «آن‌ها برای ما فاکتور صادر کردند» یعنی (ما به آنها پولی بدهکاریم).

دقت کنید که فاکتور باعث ایجاد یک سند حسابداری می‌شود، و همچنین تعهدی برای خریدار و فروشنده ایجاد می‌کند. همچنین در صورتیکه فاکتورهای صادر شده رسمی هستند باید در سامانه معماملات فصلی و مالیات بر ارزش افزوده در زمانی که سازمان مالیات مشخص کرده است اعلام گردند.

در سامانه حسابداری آنلاین لاندا، می‌توانید پیش‌فاکتور ایجاد کنید که به صورت پیشفرض یکماه اعتبار دارد و شما می‌توانید آنرا تعییردهید. در صورتیکه پیش‌فاکتور به تایید خریدار برسد می‌توانید با کلیک بر روی شماره پیش‌فاکتور، از منوی عملیات آنرا به فاکتور تبدیل کنید. اگر پیش‌فاکتور به فاکتور تبدیل شود، قابل ویرایش نخواهد بود و وضعیت آن به دانم تغییر می‌کند.

پیش‌فاکتور