در پایان سال مالی، حسابهای موقت باید بسته شوند. حسابهای موقت حسابهایی هستند که در پایان سال مالی بسته میشوند و مانده آن‌ها به سال مالی بعد منتقل نمیشود.
سیستم حسابداری باید کلیه اطلاعات مالی مؤسسه را شناسایی، اندازه‌گیری، ثبت، طبقه‌بندی و در قالب صورت‌های مالی تلخیص نماید تا اطلاعات مفیدی را برای استفاده کنندگان اطلاعات حسابداری فراهم کند. فرایند حسابداری شامل یک سری عملیاتی است که بطور پیاپی در هر دوره‌مالی تکرار میشود. این عملیات پیاپی را چرخه حسابداری میگویند.
عملیات حسابداری
عملیات حسابداری به ترتیب عبارتاند از:
- جمع‌آوری اطلاعات مالی
- تجزیه و تحلیل معاملات و عملیات مالی
- ثبت معاملات و عملیات مالی در دفتر روزنامه (ورود اطلاعات اولیه)
- نقل اقلام از دفتر روزنامه به دفتر کل
- تهیه تراز آزمایشی (اصلاح نشده)
- اصلاح و تعدیل حسابهای دفتر کل (ثبت اصلاحات در دفتر روزنامه و انتقال آن به دفتر کل)
- تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده
- تهیه صورت سود و زیان و صورت تغییرات سرمایه
- بستن حسابهای موقت (انجام ثبت‌های مربوط به بستن حسابهای موقت در دفتر روزنامه و انتقال آن‌ها به دفتر کل)
- تهیه تراز آزمایشی (اختتامی)
- تهیه ترازنامه و بستن حسابهای دائمی
عملیات حسابداری در دو مقطع انجام میشود: الف: در طول دوره مالی ب: در پایان دوره مالی. عملیات ردیف‌های یک تا چهار فوق در طول دوره مالی و بقیه آن‌ها در پایان دوره مالی انجام میشود. البته حسابداران میتوانند در هر مقطع زمانی که مورد نیاز باشد تراز آزمایشی (اصلاح نشده) را تهیه نمایند.
پس از ثبت بستن حسابهای موقت در دفتر روزنامه و انتقال آن به دفتر کل، مجدداً از روی مانده ی حسابهای دفتر کل یک تراز آزمایشی تهیه میشود که به آن تراز آزمایشی اختتامی میگویند. سپس از روی تراز آزمایشی اختتامی، ترازنامه تهیه میشود. نهایتا پس از آن که کلیه صورت‌های مالی از جمله ترازنامه تنظیم گردید، حسابهای دائمی نیز بسته خواهند شد و بدین ترتیب چرخه حسابداری مؤسسه تکمیل میشود.
مفهوم بستن حسابها
همانطور که در مقاله قبلی بیان کردیم، حسابهای دفتر کل را از نظر انتقال یا عدم انتقال مانده آن‌ها به سال بعد میتوان به سه دسته: 1- حسابهای دائمی 2- حسابهای موقت 3- حسابهای مختلط طبقه‌بندی نمود. حسابهای مختلط نیز نهایتا با انجام ثبت‌های اصلاحی قسمت دائمی و قسمت موقتی آن‌ها از هم تفکیک میشوند. لذا در پایان سال پس از انجام اصلاحات، حسابها یا دائمی هستند یا موقت و حسابهای مختلط وجود ندارد. پس از تهیه صورت سود و زیان، حسابهای موقت نیز بسته میشوند و فقط حسابهای دائمی باقی میماند. مانده کلیه حسابهای دائمی نیز در ترازنامه درج و از طریق صدور سند اختتامیه به سال بعد منتقل میشوند. در ادامه این مقاله، ابتدا نحوه بستن حسابهای موقت تشریح میشود و سپس نحوه انتقال حسابهای دائمی به سال بعد تبیین میگردد.
در پایان سال مالی پس از انجام اصلاحات، حسابها یا دائمی هستند یا موقت. حسابهای موقت در پایان سال بسته میشوند. در پایان سال، مانده تمامی حسابهای دائمی در ترازنامه درج و از طریق صدور سند اختتامیه به سال بعد منتقل میشوند.
بستن حسابهای موقت در پایان دوره مالی (در مؤسسات خدماتی)
در پایان سال مالی حسابهای موقت باید بسته شوند. حسابهای موقت حسابهایی هستند که در پایان سال مالی بسته میشوند و مانده آن‌ها به سال مالی بعد منتقل نمیشود. حسابهای موقت شامل درآمد‌ها، هزینه‌ها و حساب برداشت میباشد. برای بستن حساب درآمد‌ها و هزینه‌ها از یک حساب واسطه بنام "حساب خلاصه سود و زیان" استفاده میشود. به این ترتیب، مراحل بستن حسابهای موقت به صورت زیر است:
مرحله اول: بستن حساب درآمد‌ها
حساب درآمد‌ها را بدهکار و حساب خلاصه سود و زیان را بستانکار می‌کنیم.
مرحله دوم: بستن حساب هزینه‌ها
حساب خلاصه سود و زیان را معادل جمع هزینه‌ها بدهکار و تک تک حسابهای مربوط به هزینه‌ها را بستانکار می‌کنیم.
مرحله سوم: بستن حساب خلاصه سود و زیان
حساب خلاصه سود و زیان را مانده‌گیری می‌کنیم و در صورتی که مانده آن بستانکار باشد، معادل مبلغ مانده آن را بدهکار و حساب سرمایه را بستانکار می‌کنیم. مانده بستانکار حساب خلاصه سود و زیان را، سود میگویند. اما اگر حساب خلاصه سود و زیان مانده بدهکار داشته باشد، باید این حساب را بستانکار و حساب سرمایه را بدهکار نماییم. مانده بدهکار حساب خلاصه سود و زیان را، زیان میگویند.
مرحله چهارم: بستن حساب برداشت
برای بستن مانده حساب برداشت، حساب سرمایه را معادل مانده حساب برداشت بدهکار و حساب برداشت را بستانکار می کنیم.
برای تشریح نحوه بستن حسابهای موقت به مثال زیر توجه نمایید
تراز آزمایشی اصلاح شده مؤسسه آرمان در پایان سال 1388 به صورت زیر است:
.png "تراز آزمایشی اصلاح شده")
مطلوب است ثبت‌های مربوط به بستن حسابهای موقت موسسه آرمان در پایان سال 1388 در دفتر روزنامه مؤسسه. همانطور که در بالا توضیح داده شد، حسابهای موقت طی چهار مرحله بسته میشوند. لذا مراحل بستن حسابهای موقت مؤسسه آرمان در پایان سال 1388 به شرح زیر میباشد:
مرحله اول: بستن حساب درآمد‌ها
.png "بستن حساب درآمد")
مرحله دوم: بستن حساب هزینه‌ها
.png "بستن حساب هزینه‌ها")
مرحله سوم: بستن حساب خلاصه سود و زیان
.png "بستن حساب خلاصه سود و زیان")
مرحله چهارم: بستن حساب برداشت
.png "بستن حساب برداشت")
بستن حسابهای موقت در مؤسسات بازرگانی
فرایند کلی بستن حسابهای موقت در مؤسسات بازرگانی شبیه مؤسسات خدماتی است با این تفاوت که چند حساب در مؤسسات بازرگانی وجود دارد که در مؤسسات خدماتی وجود ندارد. این حسابها شامل حسابهای خرید، فروش، برگشت از خرید و تخفیفات، برگشت از فروش و تخفیفات، تخفیفات نقدی خرید، تخفیفات نقدی فروش و موجودی کالای اول دوره و موجودی کالای پایان دوره است. برای تشریح نحوه بستن حسابهای موقت در مؤسسات بازرگانی به مثال زیر توجه نمایید.
تراز آزمایشی اصلاح شده موسسه بازرگانی بهشت در پایان سال 1388 به صورت زیر میباشد:
.png "تراز آزمایشی اصلاح شده")
موجودی کالای پایان دوره مؤسسه 700,146 ریال میباشد.
مطلوب است ثبت‌های مربوط به بستن حسابهای موقت موسسه بازرگانی بهشت در پایان سال 1388 در دفتر روزنامه مؤسسه.
مرحله اول: بستن (اصلاح) حساب موجودی کالا
.png "بستن حساب موجودی کالا")
گفتنی است ثبت فوق را میتوان در بخش ثبت‌های اصلاحی نیز مطرح نمود؛ زیرا برخی از حسابداران، ثبت فوق را جزء ثبت‌های اصلاحی میدانند و برخی آن را جزء ثبت‌های مربوط به بستن حسابهای موقت.
مرحله دوم: بستن حساب فروش، برگشت از خرید و تخفیفات و تخفیفات نقدی خرید
.png "بستن حساب فروش")
.png "بستن حساب فروش")
مرحله سوم: بستن حساب خرید، برگشت از فروش و تخفیفات، تخفیفات نقدی فروش و هزینه‌ها
.png "بستن حساب خرید")
مرحله چهارم : بستن حساب خلاصه سود و زیان
.png "بستن حساب خلاصه سود و زیان")
مرحله پنجم: بستن حساب برداشت
.png "بستن حساب برداشت")
تهیه تراز آزمایشی اختتامی
پس از انجام ثبت‌های مربوط به بستن حسابهای موقت و انتقال آن‌ها به دفتر کل، مانده حسابهای موقت در دفتر کل صفر میشود. اگر در این مرحله از مانده حسابهای دفتر کل یک تراز آزمایشی تهیه کنیم، فقط شامل حسابهای دائمی شود که به آن ترازآزمایشی اختتامی اطلاق میگردد. با توجه به اطلاعات مثال فوق، تراز آزمایشی اختتامی مؤسسه آرمان به صورت زیر میباشد.
.png "ترازآزمایشی اختتامی")
در تراز آزمایشی اختتامی فوق، مانده حساب سرمایه از حساب دفتر کل زیر بدست آمده است.
.png "مانده حساب سرمایه")
تراز آزمایشی اختتامی موسسه بازرگانی بهشت، که در قسمت قبل ثبت‌های مربوط به بستن حسابهای موقت آن ارائه شد، به صورت زیر است:
.png "تراز آزمایشی اختتامی")
در تراز آزمایشی اختتامی فوق، مانده حساب سرمایه از حساب دفتر کل زیر به دست آمده است.
.png "مانده حساب سرمایه")
انتقال حسابهای دائمی به سال بعد
حسابهای دائمی شامل دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه میباشد که مانده آن‌ها به دوره مالی بعد منتقل میشود. در پایان سال، جهت انتقال حسابهای دائمی از یک حساب واسط به نام تراز اختتامیه استفاده میشود. ثبت روزنامه مربوط به انتقال حسابهای دائمی به این ترتیب است که، تمام حساب‌هائی که در تراز اختتامیه مانده بدهکار دارند بستانکار نموده و حساب تراز اختتامیه را بدهکار مینمایند. همچنین تمام حسابهایی که دارای مانده بستانکار دارند بدهکار و حساب تراز اختتامیه را بستانکار مینمایند.
همانطور که ملاحظه میشود، حساب تراز اختتامیه یک حساب موقت است که در پایان سال برای بستن حسابهای دائمی مورد استفاده قرار میگیرد. علی‌هذا نحوه بستن حسابهای دائمی موسسه آرمان به صورت زیر است:
.png "بستن حسابهای دائمی")
افتتاح حسابهای دائمی در ابتدای سال
در ابتدای هر سال باید مانده حسابهای دائمی در دفاتر افتتاح گردد. برای این منظور از یک حساب واسط به نام تراز افتتاحیه استفاده میشود. ثبت روزنامه مربوط به افتتاح حسابهای دائمی بر عکس ثبت روزنامه مربوط به انتقال حسابهای دائمی در پایان سال است. به این ترتیب که، تمام حسابهایی که در تراز اختتامیه مانده بدهکار دارند بدهکار و حساب تراز افتتاحیه را بستانکار مینمایند. همچنین تمام حسابهایی که در تراز اختتامیه مانده بستانکار دارند بستانکار و حساب تراز اختتامیه را بدهکار مینمایند.
همانطور که ملاحظه میشود، حساب تراز افتتاحیه یک حساب موقت است که با استفاده از آن حسابهای دائمی در ابتدای سال در دفاتر افتتاح میگردند. با توجه به اطلاعات مربوط به موسسه آرمان، نحوه افتتاح حسابهای دائمی در ابتدای سال بعد به صورت زیر است:
.png "افتتاح حسابهای دائمی")
ترازنامه و اقلام آن
برای آشنایی با ترازنامه و اقلام آن، کافیست مقاله زیر را دنبال کنید:
niceee
عالی ممنون بسسسیار عالی