اطلاعات ثبت شده در دفتر روزنامه به نحوی طبقه بندی نشده اند که بتوان از روی آن اطلاعاتی مثل ماندۀ هر یک از حسابها را در هر مقطع تعیین کرد. لذا امکان تهیۀ صورت های مالی از روی دفتر روزنامه امکان پذیر نیست. از این رو دفتر دیگری به نام دفتر کل تهیه می شود. تمامی اطلاعات دفتر روزنامه باید به دفتر کل منتقل شوند. در دفتر کل برای هر حساب صفحه (صفحات) جداگانه ای در نظر گرفته می شود و تمام اقلام بدهکار و بستانکار هر حساب در صفحۀ مربوط به خود نوشته می شود.

بنابراین، دفتر کل دفتری است که حساب های یک مؤسسه به تفکیک در آن نگهداری می شود. در دفتر کل برای هر کدام از حساب ها (مثلا صندوق ، موجودی کالا، زمین، ساختمان ، حسابهای پرداختنی و سرمایه) صفحه یا صفحات جداگانه ای در نظر گرفته می شود و تمام اقلام بدهکار و بستانکار هر حساب از دفتر روزنامه استخراج و در صفحۀ مربوطه در دفتر کل نوشته می شود.

بر اساس مادۀ 8 قانون تجارت ، دفتر کل، دفتری است که تاجر باید کلیۀ معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج کند و انواع مختلف آن را تشخیص دهد و جدا نماید و هر نوعی را در صفحه مخصوص در آن به طور خلاصه ثبت کند.

کلیۀ معاملات ثبت شده در دفتر روزنامه در هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل شود. دفتر کل باید دارای ستون های مناسب برای انتقال اطلاعات دفتر روزنامه به آن باشد. بنابراین دفتر کل باید حداقل دارای ستون هایی برای درج شماره سند حسابداری، تاریخ ، شرح ، مبلغ بدهکار، مبلغ بستانکار و مانده حساب در هر مقطع زمانی باشد. یکی از شکلهای رایج دفتر کل بصورت زیر است:

نمونه دفتر کل

نحوە انتقال اطلاعات دفتر روزنامه به دفتر کل به صورت زیر است:

  • در ستون « شماره سند حسابداری» باید شمارۀ سند حسابداری، که رویداد مربوطه در آن ثبت شده است، نوشته شود.
  • در ستون « تاریخ » باید تاریخ سند حسابداری، که رویداد مربوطه در آن ثبت شده است، نوشته شود.
  • در ستون « شرح » شرح مختصری از رویداد مربوطه (مطابق با همان شرح نوشته شده در سند حسابداری) نوشته میشود.
  • در ستون «عطف» شمارۀ صفحه دفتر روزنامه، که مبلغ مربوطه از آن صفحه انتقال مییابد، نوشته میشود.
  • مبلغ بدهکار یا بستانکار مربوطه نیز از دفتر روزنامه به ستون «بدهکار» یا «بستانکار» منتقل میشود.
  • در ستون «مانده» ماندۀ حساب نوشته می شود. معمولا قبل از ستون مانده، ستونی هم برای تشخیص نوع مانده در نظر گرفته می شود که در آن مشخص می گردد که ماندە حساب بدهکار است یا بستانکار.

شماره گذاری صفحات دفتر کل از 1 شروع می شود و به ترتیب ادامه می یابد. برای هر حساب، بسته به حجم عملیات مربوط به آن حساب، صفحات لازم در دفتر کل در نظر گرفته می شود. مثلا ممکن است برای صندوق صفحات 1تا 10، برای بانک صفحات 11 تا 25، برای حساب های دریافتنی صفحات 26تا 35، برای وسایل نقلیه صفحات 61 تا 70، برای حساب های پرداختنی صفحات 101 تا 110 و برای سرمایه صفحات 191 تا 200 در نظر گرفته شود.
برای نمونه رویدادهای 1 تا 6 که در دفتر روزنامۀ مؤسسه احسانی ثبت شد، اکنون به دفتر کل منتقل میگردد.

مثال دفتر روزنامه به دفتر کل

مثال و نمونه ای از دفتر کل

مثال و نمونه ای از دفتر کل

مثال و نمونه ای از دفتر کل

مثال و نمونه ای از دفتر کل

مثال و نمونه ای از دفتر کل

مثال و نمونه ای از دفتر کل