نرم‌افزارهای حسابداری میتوانند بسیار ساده و ارزان و یا بسیار پیچیده و گران باشد به نحوی که مؤسسات بزرگ ممکن است برای تهیه نرم‌افزارهای حسابداری مورد نیاز خود میلیاردها تومان هزینه صرف نمایند.

ثبت اسناد حسابداری

برای هر رویداد مالی باید سند حسابداری لازم تهیه و در دفاتر ثبت شود. نرم‌افزارهای حسابداری به نحوی طراحی شده‌اند که فرم کلی سند حسابداری در سیستم تعریف شده است و کاربر فقط لازم است که کد حسابهائی که بدهکار و یا بستانکار میشوند را در محلهای تعیین شده ثبت نموده و شرح آن را تایپ نماید.

اصول ایجاد شماره سند موقت و دائم

همانطور که در قسمت فوق بیان گردید، نرم‌افزارهای حسابداری به نحوی طراحی شده‌اند که فرم کلی سند حسابداری در سیستم تعریف شده است و کاربر فقط لازم است که کد حسابها و شرح سند را در آنها وارد کند. علاوه بر این، کامپیوتر در هر مورد که کاربر قصد ثبت سند حسابداری جدیدی را دارد، با در نظر گرفتن اسناد ثبت شده قبلی، برای سند جدید یک شماره سند در نظر میگیرد. برخی از نرم‌افزارهای حسابداری به نحوی طراحی شده‌اند که هرگاه کارمند حسابداری اقدام به صدور سند حسابداری از طریق سیستم کامپیوتری مینماید، سند مذکور را به صورت موقت در نظر میگیرد تا پس از تأیید مقام مجاز، سند مذکور از حالت موقت خارج و به عنوان سند دائم در سیستم ثبت شود.

وارد کردن کد در ثبت اسناد حسابداری

سیستمهای کامپیوتری به نحوی طراحی شده‌اند که ورود اطلاعات مربوط به حسابها فقط از طریق کد حساب امکان‌پذیر میباشد. معمولا در محل درج کد حساب در سند حسابداری، با اشاره کردن ماوس و یا زدن کلید دیگری که در سیستم تعریف میشود، لیست کدهای حسابداری به همراه شرح حسابها ظاهر شده و کاربر میتواند حساب مورد نظر را از لیست مزبور انتخاب نماید. بدیهی است در اکثر موارد، کاربر میتواند بدون اینکه به لیست کدها مراجعه کند، کد حسابهای مربوطه را در محل تعیین شده تایپ نموده و بلافاصله پس از تایپ کد حساب، شرح حساب توسط سیستم نمایش داده خواهد شد.

اصول تهیه گزارشهای حسابداری

در سیستمهای حسابداری کامپیوتری، با ورود اسناد حسابداری به سیستم، غالب گزارشهای حسابداری که مورد نیاز حسابداران است قابل استخراج میباشد. یک نرم‌افزار خوب، نرم‌افزاری است که بتواند گزارشهای متنوع تری را با توجه به نیازهای مختلف استفاده کنندگان اطلاعات حسابداری فراهم نماید. با این وجود، شاید نرم‌افزار حسابداری که بتواند تمام نیازهای استفاده کنندگان را به صورت گزارش و بدون نیاز به دستکاری اطلاعات ارائه نماید، وجود نداشته باشد. برای مثال یکی از پیچیده ترین کارهای حسابداران که در برخی از شرکتها لازم است تهیه شود، صورتهای مالی تلفیقی است. علیرغم پیشرفتهای بسیار فراوانی که تا کنون در زمینه طراحی و اجرای نرم‌افزارهای حسابداری به وجود آمده است، تا کنون نرم‌افزاری که بتواند صورتهای مالی تلفیقی چند شرکت را تنظیم کند وجود ندارد.

گزارش دفتر روزنامه و دفتر کل

نرم‌افزارهای حسابداری به نحوی طراحی شده‌اند که با ورود اسناد حسابداری در سیستم کامپیوتر توسط کاربر، تمامی‌فرایند تنظیم دفتر روزنامه، دفتر کل و دفتر معین و همچنین تراز آزمایشی به صورت اتوماتیک انجام میشود و به راحتی میتوان گزارشهای مربوط به دفتر روزنامه، دفتر کل و دفتر معین را از سیستم دریافت نمود. برای دریافت این گزارشها، کامپیوتر بازه زمانی مورد نظر را از شما سئوال میکند. برای مثال، این بازه میتواند از تاریخ 1/1/1389 تا تاریخ 31/3/1389 باشد. علاوه براین، میتوانید گزارش را برای تعدادی از اسناد حسابداری مورد نظر نیز تهیه نمائید. برای مثال میتوانید گزارش دفتر روزنامه را از سند شماره 1 تا سند شماره 87 از سیستم استخراج نمائید.

گزارش تراز کل و ویژه

در غالب سیستمهای کامپیوتری میتوانید تراز آزمایشی، که بیانگر مانده حسابها تا مقطع زمانی مشخصی میباشد را به راحتی از سیستم استخراج نمائید. این تراز اگر فقط شامل مانده حسابهای دفتر کل باشد، به آن تراز کل گفته میشود. اگر تراز مورد نظر علاوه بر مانده حسابهای دفتر کل، مانده حسابهای معین را هم نشان دهد، تراز معین نامیده میشود. در سیستمهای کامپیوتری، علاوه بر تراز کل و تراز معین، میتوان گزارشهای دیگری را نیز در نرم‌افزار پیش بینی نمود. برای مثال شرکتی که دارای چندین شعبه است، میتواند گزارشهای مربوط به هر شعبه را به طور جداگانه و یا به صورت ترکیبی دریافت نماید. این گزارشها را گزارشهای ویژه مینامند.

گزارش دفتر معین یا کارت معین حسابداری

مشابه آنچه که در مورد دفتر روزنامه و دفتر کل بیان گردید، گزارش دفتر معین را نیز میتوان از سیستم کامپیوتری استخراج نمود. در سالهای گذشته که حسابداری شرکتها و مؤسسات به صورت دستی انجام میشد، برخی از شرکتها، عملیات حسابداری برخی از حسابها را به جای دفتر معین، در کارتهائی مینوشتند که کارت معین نامیده میشد. امروزه با کامپیوتری شدن سیستمهای حسابداری، تهیه کارت معین به صورت دستی منسوخ شده است و به جای آن میتوان از گزارش دفتر معین و یا کارت معین که به صورت کامپیوتری تهیه میشود استفاده نمود. بدیهی است که گزارش دفتر معین و یا کارت معین که به صورت کامپیوتری تهیه میشود، نسبت به کارت معین دستی از کارائی بالاتری برخوردار است.

گزارش دفتر معین (کارت معین) اسناد دریافتنی و پرداختنی

همانطورکه در قسمت فوق توضیح داده شد، گزارش دفترمعین و یا کارت معین را میتوان از سیستم کامپیوتری تهیه نمود. در این زمینه تفاوتی بین انواع مختلف حسابهای معین وجود ندارد. اما آنچه که قابل توجه است این است که در مورد اسناد دریافتنی و اسناد پرداختنی، میتوان گزارش معین را به نحوی تعریف نمودکه اسناد را به ترتیب سررسید گزارش نماید تا حسابدار به راحتی بتواند نسبت به تهیه وجه نقد برای اسناد پرداختنی اقدام نموده و اسناد دریافتنی را نیز درموعد مقرر وصولنماید.

گزارش ترازنامه

یکی از مهمترین صورتهای مالی که در پایان هر سال باید ارائه شود، ترازنامه میباشد. در بسیاری از سیستمهای کامپیوتری، امکان دریافت گزارش ترازنامه از سیستم پیش بینی شده است. با این وجود و علیرغم پیشرفتهای گسترده‌ای که در زمینه طراحی و اجرای سیستمهای کامپیوتری به وقوع پیوسته است، در غالب شرکتها، امکان دریافت ترازنامه از سیستم مقدور نبوده و تهیه ترازنامه مستلزم انجام برخی از عملیات به صورت دستی میباشد.

گزارشهای دارایی

غالبا سیستم کدینگ حسابداری چنان طراحی میشود که کدهای تخصیص یافته به داراییها از مفهوم منطقی خاصی برخوردار است به نحوی که هر کد میتواند بیانگر نوع دارائی مورد نظر باشد. برای مثال کدهای حسابداری را میتوان به شکلی طراحی نمود که کد حسابداری تمام داراییهای جاری با عدد 1 و کد حسابداری تمام داراییهای بلند مدت با عدد 2 شروع شود. با تعمیم این موضوع به داراییهای مختلف، میتوان گزارشهای متنوعی از داراییها دریافت نمود.

اصول پشتیبانی از سیستم و نگهداری آن

هر نرم‌افزار حسابداری که در اختیار داشته باشید، ممکن است با گذشت زمان نواقص آن آشکار شود و یا بروز نیازهای جدید، انجام تغییرات در آن را اجتناب ناپذیر بنماید. همچنین ممکن است به علل مختلفی از جمله ورود ویروسهای کامپیوتری و یا اشکالات سخت‌افزاری و نوسانات برق، اشکالاتی در برنامه حسابداری بروز نماید. تمام این موارد ایجاب میکند که پشتیبانی لازم از سیستمهای حسابداری در زمان بهره برداری انجام شود. بنابراین، لازم است که طراحان نرم‌افزارهای حسابداری، جهت جلوگیری از بروز مشکالت، خدمات پشتیبانی و نگهداری از سیستمهای کامپیوتری را به استفاده کنندگان سیستم ارائه نمایند.

رمزگذاری در سیستم

یکی از لوازم اجتناب ناپذیر نرم‌افزارهای حسابداری، تعیین رمز عبور برای استفاده از نرم‌افزار میباشد. نرم‌افزارهای حسابداری معمولا به شکلی طراحی میشوند که ورود اطلاعات و ثبت سند حسابداری، مشاهده و اخذ گزارش از سیستم و یجاد هر گونه تغییر در اطلاعات ثبت شده در سیستم، مستلزم وارد کردن رمز عبور میباشد. در مؤسسات بزرگ که دارای تعداد زیادی حسابدار میباشد، برای هر حسابداری که بخواهد وارد سیستم حسابداری شود، رمز جداگانه‌ای در نظر گرفته میشود. هر شخص با زدن رمز عبور خود میتواند در حدی که کاربر ارشد برای او تعریف نموده است، نسبت به ثبت، تغییر و یا مشاهده اطلاعات اقدام نماید. در این سیستمها، ممکن است برخی از افراد فقط بتوانند از سیستم گزارشگیری نمایند و امکان ورود اطلاعات برای آنان مقدور نباشد. سطح دسترسی و ثبت اطلاعات برای هر شخص بسته به جایگاه سازمانی و وظایف او خواهد بود. مسلما در یک شرکت بزرگ، یک کارمند جزء حسابداری نباید اختیار دسترسی به همه اطلاعات را داشته باشد و یا بتواند آنها را تغییر دهد. این مهم از طریق تعیین رمز عبور برای کاربران سیستم امکان پذیر میباشد. بدیهی است که با تعیین رمز عبور میتوان اطمینان حاصل نمود که افراد غیر مسئول حتی توان اجرای برنامه را نیز نداشته باشند.

ایجاد قفل سخت‌افزاری

یکی از روشهای جلوگیری از استفاده غیر مجاز از برنامه‌های حسابداری، ایجاد قفل سخت‌افزاری میباشد. قفل سخت‌افزاری شامل یک قطعه فیزیکی است که معمولا بر روی یکی از پورتهای خروجی کامپیوتر نصب میشود و در صورت نبود این قطعه، راه اندازی برنامه امکان پذیر نمی‌باشد.

اصول چاپ گزارشات

تمامی‌گزارشهائی که در قسمتهای فوق بیان گردید را میتوان بر روی کاغذ چاپ نمود. تنوع این گزارشها با توجه به توان پرینتری که در اختیار دارید میتواند بسیار مختلف باشد. برای مثال اگر پرینتر شما توان چاپ رنگی بر روی انواع کاغذها با اندازه‌های مختلف را دارا باشد، میتوانید گزارشهای مورد نظر را با کیفیت مناسب و در اندازه‌های دلخواه چاپ کنید. اما با توجه به هزینه‌های زیاد پرینترهای رنگی و وفور پرینترهائی که حداکثر اندازه آنها کاغذ A4  میباشد، غالب نرم‌افزارهای حسابداری به نحوی طراحی میشوند که تمام گزارشهای آنها قابل چاپ بر روی کاغذ A4 باشد.

همچنین می‌توانید برای آشنایی با قابلیت‌های نرم‌افزار حسابداری آنلاین لاندا که علاوه بر موارد بالا ویژگی‌های بیشتری را نیز به شما ارائه می‌دهد، به صفحه ویژگی‌های لاندا، مراجعه نمایید.