بدون وجه نقد، تداوم فعالیت و انجام عملیات اقتصادی برای هیچ مؤسسه‌ای امکان‌پذیر نیست. لذا یکی از مهم‌ترین داراییهای هر مؤسسه وجوه نقد است. از این رو در تمامی مؤسسات، ثبت عملیات مالی و اعمال کنترلهای مالی بر وجه نقد از اهمیت ویژه ای برخوردار است.
بدون وجه نقد، تداوم فعالیت و انجام عملیات اقتصادی برای هیچ مؤسسه‌ای امکان‌پذیر نیست. لذا یکی از مهم‌ترین داراییهای هر مؤسسه وجوه نقد است. از این رو در تمامی مؤسسات، ثبت عملیات مالی و اعمال کنترلهای مالی بر وجه نقد از اهمیت ویژه ای برخوردار است.
حساب صندوق
وجه نقدی، که در هر مؤسسه جهت انجام پرداختها و دریافتهای روزمره مورد استفاده قرار میگیرد، تحت عنوان صندوق در دفاتر حسابداری ثبت میشود. اگر چه امروزه با پیشرفتهای به عمل آمده در عملیات بانکها اغلب مؤسسات سعی میکنند از دریافت و پرداخت مستقیم پول در مؤسسه خودداری کرده و این امور را با استفاده از حسابهای بانکی انجام دهند، لیکن ماهیت فعالیت برخی از مؤسسات، دریافت و پرداخت وجه نقد در عملیات روزمره را اجتناب ناپذیر مینماید. از جمله این مؤسسات میتوان به فروشگاههای خرده‌فروشی اشاره نمود. این گونه مؤسسات ناگزیرند در عملیات حسابداری، از حساب صندوق خود استفاده کنند.
ثبت‌های حسابداری صندوق
از آنجا که حساب صندوق جزء داراییها است، افزایش آن بدهکار و کاهش آن بستانکار میشود. افزایش در سمت راست معادله اساسی حسابداری (داراییها) بدهکار و کاهش آن بستانکار میشود. افزایش در سمت چپ معادله اساسی حسابداری (بدهیها و سرمایه) بستانکار و کاهش آن بدهکار میشود. برای تشریح این موضوع به مثال زیر توجه نمایید:
مثال1 :مؤسسه ندا در تاریخ 1388/02/01 مبلغ 480000 ریال به صورت قرض از مؤسسه توانا دریافت کرد. ثبت این رویداد در دفتر روزنامه مؤسسه ندا و مؤسسه توانا به صورت زیر است:
.png "صندوق")
همانطور که ملاحضه میشود، با توجه به این که مؤسسه ندا وجه نقد دریافت کرده است، حساب صندوق در مؤسسه ندا افزایش یافته، لذا بدهکار شده است. همچنین با توجه به این که مؤسسه توانا وجه نقد پرداخت کرده، حساب صندوق در مؤسسه توانا کاهش یافته، لذا بستانکار شده است.
کنترل مانده واقعی صندوق با دفاتر و ثبت مغایرات مربوطه
باتوجه به این که ممکن است دریافتها و پرداختهای متعدد توسط صندوقدار به اضافه یا کسر دریافت منجر گردد، لازم است به طور مرتب مانده وجه نقد موجود در صندوق با مانده حساب صندوق در دفتر کل (یا دفتر معین) مقایسه شود تا هرگونه اضافه یا کسر صندوق کشف گردد و مورد بررسی قرار گیرد. در بسیاری از مؤسسات مبالغی را هر ماه به صندوقداران به عنوان فوق العاده کسر صندوق پرداخت میکنند و به این ناشی از عدم دریافت پول خرد است به عهده صندوقدار خواهد بود. اما با وجود این، ترتیب کسور جزئی صندوق که معمولا مؤسساتی نیز هستند که کسری یا اضافات صندوق را در حسابی به نام حساب "کسور و اضافات صندوق" ثبت میکنند. زمانی که در صندوق کسری ایجاد شود حساب کسور و اضافات صندوق بدهکار و زمانی که صندوق با اضافه مواجه شود، حساب کسور و اضافات صندوق بستانکار میشود. برای تشریح این موضوع به مثال زیر توجه نمائید.
مثال2 :جمع فروشهای نقدی فروشگاه آرمان در تاریخ 1388/07/25 مبلغ 4867500 ریال و وجه نقد وصول شده در آن روز 4866000 ریال است. مطلوب است: ثبت این رویداد در دفتر روزنامه فروشگاه آرمان.
.png "ثبت رویداد در دفتر روزنامه")
زمانی که در صندوق کسری ایجاد شود، حساب کسور و اضافات صندوق بدهکار و زمانی که صندوق با اضافه مواجه شود، حساب کسور و اضافات صندوق بستانکار میشود. هرگاه حساب کسور و اضافات صندوق در پایان سال دارای مانده بدهکار باشد یک هزینه تلقی میشود و چنانچه دارای مانده بستانکار باشد یک درآمد و باید بسته میشوند.
حساب بانک
غالبا وجوه نقد شرکتها و مؤسسات در حسابهای بانکی متمرکز میشود و دریافتها و پرداختهای آنان از طریق بانکها صورت میگیرد. استفاده از حسابهای بانکی برای دریافت و پرداختهای شرکت منجر به افزایش کنترلهای مالی بر وجوه نقد شرکت خواهد شد. بنابراین، بسیاری از شرکتها از نگهداری صندوق خودداری مینمایند.
ثبت عملیات مالی در حساب بانک
حساب بانک نیز یک دارایی است و بدهکار و بستانکار کردن آن شبیه حساب صندوق است. بنابراین زمانی که وجهی به حساب بانکی به نام شرکت واریز میشود، در دفاتر شرکت "حساب بانک" بدهکار و زمانی که از حساب بانک برداشت وجه نقد انجام میشود (با صدور چک یا ارائه دفترچه بانکی)، حساب بانک بستانکار میشود. برای تشریح نحوه ثبت عملیات مالی مربوط به حساب بانک به مثال زیر توجه نمائید.
مثال : شرکت صبا در تاریخ 1388/03/02 یک حساب جاری در بانک ملی ایران شعبه بهار افتتاح نمود و مبلغ 6800000 ریال وجه نقد از محل صندوق شرکت به آن واریز کرد و در تاریخ 1388/03/04 مقداری اثاثه اداری به مبلغ 1200000 ریال خریداری شد و با صدور چک شماره 11451 وجه آن پرداخت شد. مطلوب است ثبت رویدادهای فوق در دفتر روزنامه شرکت صبا.
.png "ثبت عملیات مالی در حساب بانک")
زمانی که وجهی به حساب بانکی به نام شرکت واریز شود، در دفاتر شرکت "حساب بانک" بدهکار و زمانی که از طریق صدور چک یا ارائه دفترچه بانکی وجه نقد از حساب بانک برداشت گردد، حساب بانک بستانکار میشود.
صورت مغایرت بانکی چیست؟
برای اشنایی با صورت مغایرت بانکی، مقاله زیر را دنبال کنید:
