در ابتدای هر دوره مالی مبلغ عیدی و پاداش سالانه بر اساس تجربیات گذشته برآورد میگردد. دلیل برآورد مبلغ عیدی و پاداش سالانه در ابتدای دوره مالی و ثبت ماهانه آن این است که بهتر است هزینه مربوط به عیدی و پاداش در طی سال سرشکن شده و فقط در ماه پرداخت عیدی (عموما اسفندماه) به حساب هزینه منظور نگردد و هزینه یک ماه به صورت انفجاری افزایش نیابد.
حسابداری عیدی سالانه
به موجب ماده واحده قانون مربوط به تعیین عیدی و پاداش سالانه کارگران شاغل در کارگاه‌های مشمول قانون کار مصوب 1370/12/06 مجلس شورای اسلامی، کلیه کارفرمایان مکلف‌اند به هر یک از کارگران خود به نسبت یک سال کار معادل شصت روز آخرین مزد به عنوان عیدی و پاداش بپردازند، مبلغ پرداختی از این بابت به هر یک از کارگران نبایستی از معادل نود روز حداقل مزد روزانه قانونی تجاوز کند.
در ابتدای هر دوره مالی مبلغ عیدی و پاداش سالانه بر اساس تجربیات گذشته برآورد میگردد. سپس عیدی و پاداش ماهانه را محاسبه و به "حساب هزینه حقوق و دستمزد ـ عیدی و پاداش" بدهکار و "حساب ذخیره عیدی و پاداش" بستانکار میشود. دلیل برآورد مبلغ عیدی و پاداش سالانه در ابتدای دوره مالی و ثبت ماهانه آن این است که بهتر است هزینه مربوط به عیدی و پاداش در طی سال سرشکن شده و فقط در ماه پرداخت عیدی (عموما اسفندماه) به حساب هزینه منظور نگردد و هزینه یک ماه به صورت انفجاری افزایش نیابد.
اسناد حسابداری مربوط به عیدی و پاداش
الف) صدور سند عیدی و پاداش ماهانه: این سند معادل یک دوازدهم مبلغ عیدی و پاداش سالانه، در پایان هر ماه انجام میگیرد:
نکته 1: با توجه به اینکه برآورد مبلغ عیدی و پاداش کارکنان در ابتدای دوره مالی و قبل از صدور احکام قطعی حقوق پرسنل انجام میگیرد، ممکن است در پایان دوره نیاز به ثبت تعدیلی برای انطباق مبلغ ذخیره عیدی و پاداش با مبلغ احکام باشد.
نکته 2: لازم به ذکر است که مازاد کل حقوق و مزایای کارگر در طول سال بعلاوه مبلغ عیدی سالانه وی، نسبت به معافیت مالیاتی سالانه حقوق و عیدی، مشمول مالیات خواهد شد.
ب) صدور سند پرداخت عیدی و پاداش
هنگام پرداخت تمام یا قسمتی از مبلغ عیدی و پاداش به کارگران، ثبت زیر انجام میگیرد:
مثال از نحوه محاسبه عیدی و پاداش ماهانه کارگران و صدور سند حسابداری
"شرکت تولیدی خوزستان" دارای 20 کارگر میباشد که همگی طی سال جاری به طور کامل در شرکت مشغول به کار بوده‌اند. متوسط حقوق پایه ماهانه هر کارگر معادل 9,000,000 ریال است. مراجع قانونی اعلام نموده‌اند که معادل دو ماه حقوق پایه بهعنوان عیدی سالانه به هر کارگر تعلق میگیرد. نحوه محاسبه عیدی و پاداش ماهانه کارگران و صدور سند حسابداری مربوط به آن به شرح زیر است:
الف: محاسبات
ب: صدور سند حسابداری مربوط به عیدی و پاداش فروردین ماه
با فرض اینکه در مثال قبل در پایان شهریورماه نیمی از مبلغ عیدی و پاداش سالانه کارگران به آنها پرداخت شده باشد، سند حسابداری مربوط به پرداخت به شرح زیر است:
لازم به ذکر است که مبلغ عیدی و پاداش به نسبت میزان کارکرد هر کارگر طی دوره مالی، به وی پرداخت میگردد. به این معنی که اگر فرضا کارگری 9 ماه به کار اشتغال داشته باشد 9÷12 مبلغ عیدی و پاداش سالانه به وی تعلق خواهد گرفت.
سنوات پایان خدمت کارکنان (مزایای پایان کار)
"سنوات پایان خدمت" یا اصطلاحا حق سنوات یکی از مزایای اجباری است که کارفرما در هر حالت موظف به پرداخت آن به کارگر است. حق سنوات یا پاداش پایان خدمت مبلغی است که کارگر هنگام فراغت از کار از قبیل بازنشستگی، از کارافتادگی، فوت و استعفا و... دریافت میکند و میزان آن معادل یکماه آخرین مزد ثابت دریافتی کارگر است.
حق سنوات طبق قانون باید هنگام قطع ارتباط کاری پرداخت شود، ولی پرداخت آن قبل از پایان اشتغال نیز منع قانونی ندارد و علی‌الحساب به شمار میرود (در قراردادهای بیش از یک سال) و از مبلغ نهایی سنوات پایان خدمت کارکنان، کسر میشود.
حق سنوات متناسب با مدت اشتغال قابل پرداخت است و درصورتیکه کارگر فوت کند به خانواده وی پرداخت میشود و پرداخت آن به عهده کارفرما است. میزان حق سنوات نباید از حداقل مزد ثابت کارگر در سال مربوط کمتر باشد ولی در قانون سقف خاصی برای آن مقرر نشده است.
نحوه محاسبه ذخیره سنوات پایان خدمت کارکنان
مثال از نحوه محاسبه سنوات خدمت
آقای محمودی در تاریخ 1395/05/01 با مزد ثابتی معادل 12,000,000 ریال در "شرکت کرمانشاه" استخدام شده است. با فرض اینکه ایشان تا 1396/12/29 با شرکت همکاری نماید، میتوان میزان سنوات متعلقه را به شرح زیر محاسبه نمود:
حل: با توجه به اینکه نامبرده در سال 96 مدت 8 ماه با شرکت همکاری داشته است نحوه محاسبه سنوات خدمت ایشان به شرح زیر است:
نکته: در قراردادهای بیش از یک سال، پرداخت حق سنوات در پایان هرسال، علی‌الحساب محسوب شده و هرساله باید (در پایان سال) با توجه به نرخ دستمزد آن سال، مبلغ حق سنوات تعدیل گردد.
حسابداری مزایای پایان خدمت کارکنان
الف) صدور سند ذخیره مزایای پایان خدمت کارکنان
برخی شرکتها در ابتدای دوره مالی مبلغ سنوات پایان خدمت سالانه کارکنان را براساس تجربیات گذشته برآورد میکنند. سپس مزایای پایان خدمت ماهانه محاسبه و حساب "هزینه حقوق و دستمزد ـ سنوات پایان خدمت کارکنان" بدهکار و حساب "ذخیره مزایای پایان خدمت کارکنان" بستانکار میشود.
سنوات پایان خدمت ماهانه = 12 ÷ سنوات پایان خدمت سالانه
نکته 1: با توجه به اینکه برآورد مبلغ سنوات پایان خدمت کارکنان در ابتدای دوره مالی و قبل از صدور احکام قطعی حقوق پرسنل انجام میگیرد، ممکن است در پایان دوره نیاز به ثبت تعدیلی برای انطباق مبلغ ذخیره سنوات پایان خدمت کارکنان با مبلغ احکام باشد.
نکته 2: برخی شرکتها صرفا در پایان هر سال اقدام به صدور سند مربوط به پرداخت سنوات پایان خدمت کارکنان مینمایند و برآورد و ذخیره ماهانه درنظر نمیگیرند.
ب) صدور سند پرداخت سنوات پایان خدمت کارکنان
در ارتباط پرداخت سنوات در پایان سال دو حالت وجود دارد:
1. در پایان سال کارفرما سنوات مذکور را پرداخت نماید.
2. کارفرما پرداخت سنوات پایان خدمت کارکنان را موکول به هنگام قطع همکاری و تسویه حساب با کارگر نماید؛ در این حالت ثبت پرداخت در هنگام تسویه انجام خواهد شد.
اگر آقای کمیل از تاریخ 1388/01/01 در "شرکت لرستان" مشغول به کار شده و آخرین مزد ثابت دریافتی ایشان در سال مذکور مبلغ 24,600,000 ریال باشد، در پایان هر ماه سند حسابداری زیر صادر خواهد شد:
اگر شرکت در پایان سال نسبت به پرداخت ذخیره مزایای پایان خدمت ایشان اقدام نماید، سند حسابداری زیر صادر خواهد شد:
