نرم‌افزارهای حسابداری نرم‌افزارهایی هستند که اختصاصا برای انجام عملیات حسابداری طراحی شده‌اند و با استفاده از آنها میتوانید تمامی ‌عملیات حسابداری از جمله صدور سند حسابداری، تهیه دفاتر روزنامه، کل و معین، تنظیم تراز آزمایشی و تهیه صورتهای مالی و گزارشات مختلف را انجام دهید.

نرم‌افزارهای حسابداری

نرم‌افزارهای حسابداری نرم‌افزارهایی هستند که اختصاصا برای انجام عملیات حسابداری طراحی شده‌اند و با استفاده از آنها میتوانید تمامی ‌عملیات حسابداری از جمله صدور سند حسابداری، تهیه دفاتر روزنامه، کل و معین، تنظیم تراز آزمایشی و تهیه صورتهای مالی و گزارشات مختلف را انجام دهید. نرم‌افزارهای حسابداری میتواند بسیار ساده و ارزان و یا بسیار پیچیده و گران باشد به نحوی که مؤسسات بزرگ ممکن است برای تهیه نرم‌افزارهای حسابداری مورد نیاز خود میلیاردها تومان هزینه صرف نمایند.

زمینه‌های استفاده از نرم‌افزارهای برنامه حسابداری

برای استفاده از نرم‌افزارهای برنامه حسابداری، شرایطی لازم است که حداقل شامل سه مورد زیر میباشد:

  1. در اختیار داشتن کامپیوتر و لوازم سخت‌افزاری جانبی مورد نیاز
  2. داشتن سیستم حسابداری مدون به نحوی که نحوه انجام عملیات حسابداری را برای قسمتهای مختلف امور مالی (مثلا قسمت حقوق و دستمزد، دفترداری و حسابداری اموال و انبار) تشریح نموده و فرایند انجام عملیات را برای کارکنان امور مالی تبیین نماید
  3. داشتن حسابداران آشنا به کامپیوتر و نرم‌افزار حسابداری.

انواع سیستم‌ها و نرم‌افزارهای حسابداری

با توجه به حجم عملیات مالی و پیچیدگی فعالیتهای مالی مؤسسات مختلف، نرم‌افزارهای حسابداری مورد نیاز آنها میتواند بسیار ساده و ارزان و یا بسیار پیچیده و گران باشد. برای مثال، نرم‌افزار مورد استفاده یک واحد تجاری کوچک که 6 نفر کارمند دارد با یک بانک بین المللی که هزاران شعبه در نقاط مختلف دنیا دارد قابل مقایسه نیست. اما به طور کلی میتوان گفت که سیستم حسابداری یک شرکت متوسط شامل حسابداری اموال و انبار، حسابداری فروش یا درآمد، حسابداری حقوق و دستمزد و دفترداری میباشد.

اصول نصب سیستم‌های مالی

نصب هر نرم‌افزار حسابداری با استفاده از راهنمای نصب آن که توسط تهیه کننده نرم‌افزار ارائه شده انجام میشود. غالب نرم‌افزارهای حسابداری که در حال حاضر در بازار موجود است به صورت CD در اختیار استفاده‌کنندگان قرار میگیرد و استفاده‌کنندگان میتوانند با استفاده از راهنمای آنها که به صورت چاپی و یا به صورت فایل کامپیوتری در اختیارشان گذاشته میشود نسبت به نصب نرم‌افزار اقدام نمایند.

ویژگیهای کاربردی یک نرم‌افزار حسابداری

از ویژگیهای مهم یک نرم‌افزار حسابداری سهولت استفاده و برخورداری از امنیت بالای آن میباشد. به علاوه این که امروزه سیستمها و نرم‌افزارهای حسابداری به نحوی طراحی میشوند که نه تنها با قسمتهای مختلف امور مالی و حسابداری، بلکه با سایر قسمتهای مؤسسه از جمله قسمت فروش، تدارکات و کارگزینی مرتبط و لینک باشد به طوری که اطلاعات وارد شده توسط قسمتهای دیگر به راحتی در اختیار امور مالی قرار گیرد تا نه تنها نیازی به ورود مجدد اطلاعات به کامپیوتر نباشد؛ بلکه مهمتر از همه بتوان سیستم کنترلهای داخلی را به نحو مناسب طراحی و اجرا نمود. بنابراین، مهمترین ویژگیهای کاربردی یک نرم‌افزار حسابداری عبارتند از:

  1. تمام نیازهای مؤسسه در زمینه تهیه گزارشهای مربوط به حسابداری را فراهم نماید.
  2. به منظور حفظ و نگهداری اطلاعات و عدم دسترسی افراد غیر مسئول و غیرمرتبط، از امنیت مناسب برخوردار باشد.
  3. استفاده از آن برای کاربران سیستم (حسابداران) آسان باشد.
  4. سیستم به نحوی طراحی شده باشد که هر نوع اطلاعات فقط یک بار وارد سیستم شود و با ورود اطلاعات توسط یک کاربر، نیازی به ورود همان اطلاعات توسط سایر کاربرها وجود نداشته باشد.
  5. امکان انجام تغییرات مورد نیاز در مورد نرخ مالیات و بیمه و موارد مشابه توسط کاربر ارشد بدون حضور برنامه نویس وجود داشته باشد.

اصول ثبت حسابها (افتتاح حسابها با مانده یا بدون مانده قبلی)

نرم‌افزارهای حسابداری عموما  بدین شکل طراحی شده‌اند که در زمان نصب اولیه نرم‌افزار، باید برای حسابهای کل، معین و تفصیلی، کدهای لازم را تخصیص داده و شرح آنها را در سیستم وارد نمود. در زمان تعریف حساب در سیستم حسابداری، حساب مربوطه بدون مانده افتتاح میشود و ثبت مبلغ در هر حساب صرفا از طریق صدور سند حسابداری امکان پذیر میباشد. در سالهای بعد نیز مانده حسابهای دائمی‌از طریق صدور سند افتتاحیه به سال جدید منتقل میشود.

آشنایی با کدبندی حسابها و کالاها

(حساب مشتریان، انبارها، لیست کالا، صندوقهای مالی، کد هزینه‌ها، کارکنان شرکت، حسابهای بانکی، حساب خدمات و سرویسها)

در سیستمهای حسابداری، برای دقت و سهولت ثبت و گزارش‌گیری از حسابها، برای هر حساب کد مشخصی که به صورت عددی میباشد در نظر گرفته میشود. اختصاص کد به حسابها به نحوی انجام میشود که از ارتباط منطقی خاصی برخوردار باشد. برای مثال، یکی از روشهای کد بندی بصورت زیر است:

کدبندی در حسابداری

گروه حساب: گروه حساب، سر فصلهای اصلی حساب را مشخص میکند. برای مثال، "داراییهای جاری"، "داراییهای بلندمدت"، "بدهی‌های جاری"، "بدهی‌های بلندمدت"، "درآمدها"، "هزینه‌ها" و "حقوق صاحبان سهام" هرکدام یک گروه حساب هستند.

حساب کل: هر گروه حساب میتواند چندین حساب کل داشته باشد. برای مثال، داراییهای جاری میتواند شامل وجوه نقد، حسابهای دریافتنی، موجودی کالا، سرمایه گذاریهای کوتاه مدت و ... باشد.

حساب معین: به چند حساب که زیر مجموعه یک حساب کل است، حسابهای معین گفته میشود. برای مثال، حساب کل وجوه نقد میتواند شامل حسابهای معین: صندوق، حسابهای جاری بانکی و تنخواه گردانها باشد. برخی مواقع، حسابی که در یک شرکت به عنوان حساب کل تلقی میشود، ممکن است با توجه به حجم فعالیت و تعداد حسابها، در شرکت دیگر به عنوان حساب معین طبقه بندی شود.

حساب تفصیل: هر حساب معین میتواند شامل تعداد زیادی حساب تفصیل باشد. به عنوان مثال، حسابهای دریافتنی میتواند شامل هزاران حساب تفصیل باشد که مربوط به مشتریانی است که بابت خرید نسیه کالا به شرکت بدهکار میباشند. با توجه به توضیحات فوق، برای نمونه، کد حساب جاری شماره 4187 شرکت پرتو نزد بانک ملی شعبه میدان فردوسی را میتوان به صورت زیر تعیین نمود:

کد حساب جاری

با توجه به توضیحات فوق، کد حساب جاری شماره 4187 شرکت پرتو نزد بانک ملی شعبه میدان فردوسی عبارت است از: 1 01 001 100001 که یک کد 12 رقمی ‌میباشد. لازم به ذکر است که برای هر نوع کالا و یا هر شخص میتوان یک کد تفصیلی به صورت فوق تعریف نمود.

همچنین می‌توانید مقاله مقایسه نرم‌افزار حسابداری آنلاین لاندا را با نرم‌افزار حسابداری سپیدار را مطالعه فرمایید.