یک نوع از دریافتی و یا پرداختی در معاملات روزمره، شامل صندوق است. در حسابداری، وجه نقد به عنوان صندوق شناخته میشود. وجه نقد در بانک، همان پول نقد قابل دسترس در هر لحظه نزد بانک است.
موجودی نقد، اسناد تجاری (سفته، چک)
در محیطهای کسب و کار، کلیه اشخاص جهت دریافت مبلغ کالای فروش رفته خود و یا ارائه خدمات به دیگران به دو طریق اقدام مینمایند :
1. از طریق دریافت نقدی
2. از طریق دریافت غیرنقدی (حساب و اسناد دریافتنی)
همچنین برای پرداخت مبلغ کالای خریداری شده خود از دیگران و یا پرداخت بهای خدمات دریافت شده از ایشان نیز، از روش‌های زیر استفاده مینمایند:
1. از طریق دریافت نقدی
2. از طریق دریافت غیرنقدی (حساب و اسناد دریافتنی)
انواع دریافتها و پرداختها در معاملات روزمره
1. موجودی نقد
موجودی نقد در هر شکل (مانند اسکناس، سکه و...) مقبول‌ترین دارایی است که همه اشخاص خواهان آن می‌باشند. به همین دلیل بیش از سایر داراییها نیاز به محافظت و کنترل دارد. اگر این دارایی تحت محافظت و کنترل مؤثر واقع نشود، ممکن است مورد سوء استفاده قرار گیرد. در هر مؤسسه‌ای برای محافظت از وجوه نقد باید کنترلهایی وجود داشته باشد. از جمله این کنترلها میتوان از نگهداری موجودی نقد در بانک و یا تفکیک مسئولیتها در حسابداری موجودی نقد و کنترل وجوه نقد در صندوق و بانک و... نام برد.
بنابراین موجودی نقد عبارت است از: پول رایج کشور که در کلیه پرداختها و دریافت‌های روزانه مورد استفاده قرار میگیرد و میتوان بدون هیچ شرطی از آن استفاده کرد، که شامل وجه نقد در صندوق و موجودی‌های نقد نزد بانکها است. در حسابداری، وجه نقد به عنوان صندوق شناخته میشود. وجه نقد در بانک، همان پول نقد قابل دسترس در هر لحظه نزد بانک است.
تفکیک مسئولیتها، به این معنی است که درحسابداری موجودی نقد، عمل دریافت و پرداخت (حسابدار بخش حسابداری دریافت وجوه نقد و اسناد دریافتنی و حسابدار بخش حسابداری پرداخت وجوه نقد و اسنادپرداختنی) نباید به عهده شخص واحدی باشد.
یک حسابدار دریافت و پرداخت باید شخصی رازدار و امانت‌دار باشد، زیرا میزان موجودی نقدی (از لحاظ ارزشی) بیانگر قدرت خرید صاحب آن است. همچنین افزایش و یا کاهش موجودی نقد میتواند اعتبار اقتصادی اشخاص را تغییر دهد و نیز میتواند قدرت و توانایی اشخاص را در پرداخت بدهی‌های مربوطه نشان دهد. پس لازم است یک حسابدار، رازداری و امانت‌داری را سرلوحه کار خود قرار دهد.
موجودی نقد و طبقه‌بندی آن
نکته مهم این است که، درستکاری و رازداری و امانت‌داری از اصول بنیادین شایستگی‌های غیر فنی در حسابداری است و لازم است یک حسابدار این شایستگی‌ها را کسب نموده و آنها را در تمام فرایندهای کاری خود به کار بندد، تا ضمن رسیدن به آرامش قلبی، از لحاظ شغلی نیز به جایگاهی مطمئن و با اعتباری بالا دست یابد.
2. اسناد تجاری
یکی دیگر از راههای پرداخت بدهی یا دریافت طلب، ارائه یا اخذ اسناد تجاری است.
اسناد تجاری در فعالیتهای اقتصادی مورد استفاده قرار میگیرند. شخصی که کالایی را خریداری و یا خدماتی را اخذ نموده است متعهد میگردد بهای آن را هنگام ارائه اسناد تجاری در مهلت مقرر پرداخت نماید. لازم به ذکر است که در اینگونه مبادلات مالی، به طور معمول مبلغ و مدت اسناد تجاری بیانگر اعتبار شخص صادرکننده این اسناد می‌باشند.
انواع اسناد تجاری
الف) چک چیست؟
چک نوشته‌ای است که به موجب آن صادرکننده چک تمام یا بخشی از وجوه خود را که نزد بانک دارد، به شخص دیگری واگذار می‌نماید.
از نکات مهمی که هر حسابدار خزانه باید بداند، آشنایی کامل با اجزای چک و چگونگی تکمیل آن و کنترل برگ چک با ته سوش آن چک میباشد. جهت واریز وجه به هر نوع حسابی لازم است پس از مراجعه به بانک، فرم واریز به حساب (اعلامیه بستانکاری) را اخذ و آن را تکمیل نموده و به همراه وجه نقد و کارت شناسایی (کارت ملی) تحویل کارمند بانک دهیم. این عمل یعنی واریز وجه به حساب وقتی کامل میشود که کارمند بانک فیش مذکور را به صورت الکترونیکی چاپ نماید (اصطلاحا ماشین نماید).
مقاله مرتبط را بخوانید: با چک‌های صیادی آشنا شوید.
ب) سفته چیست؟
یکی دیگر از اسناد تجاری که در معاملات روزمره به عنوان سند بدهی به طرف دیگر معامله بابت خرید کالا یا اخذ خدمات دریافتی، ارائه میگردد و یا به جهت فروش کالا یا ارائه خدمات از اشخاص دریافت میشود، سفته است.
سفته عبارت است از سندی که به موجب آن امضاکننده یا امضاکنندگان متعهد میشوند مبلغی را در موعد مقرر (مندرج در روی برگ سفته) در وجه شخص معینی پرداخت نمایند.
