به علل مختلفی ممکن است بین مانده حساب بانک در دفاتر شرکت و مانده صورت حساب ارسالی بانک مغایرت وجود داشته باشد. این عوامل در ادامه این بحث تشریح خواهد شد.
همانطور که شرکت رویدادهای مالی را در دفاتر خود ثبت می‌کند، بانک نیز از طرف دیگر آنها را در دفاتر خود ثبت مینماید. اگر ثبتهائی که توسط شرکت یا بانک انجام میشود در همان تاریخ و به درستی در دفاتر طرف مقابل هم ثبت شود، هیچگونه مغایرتی بین مانده حساب بانک در دفاتر شرکت و مانده حساب شرکت در دفاتر بانک وجود نخواهد داشت.
دلایل تفاوت بین حساب بانکی و حساب شرکت
1. اقلام باز
همانطور که در قسمت قبلی توضیح داده شد، رویدادهای مالی که حسابدار شرکت در دفاتر شرکت ثبت می‌کند، به محض ارسال اطلاعات لازم به بانک، در دفاتر بانک نیز ثبت میگردد. چنانچه به علل مختلفی که در قسمتهای زیر به آنها خواهیم پرداخت، یکی از طرفین (شرکت یا بانک) رویدادی را در دفاتر خود ثبت نماید ولی دیگری آن را تا تاریخ معینی گفته میشود که مبلغ ثبت شده در دفاتر طرفی که ثبت کرده باز است. برای مثال، اگر شرکت چکی را در تاریخ 27/9/1388 صادر کند و به شخصی تحویل دهد ولی آن شخص جهت وصول چک تا پایان ماه به بانک مراجعه نکند، چون شرکت صدور چک را در دفاتر خود ثبت کرده ولی بانک به دلیل مراجعه نکردن شخص به بانک، تا پایان ماه آن را ثبت نکرده است، مبلغ چک مزبور در دفاتر شرکت به عنوان یکی از اقلام باز تلقی میشود. اقلام باز هم میتواند در دفاتر شرکت باشد و هم در صورت حساب بانک.
مبالغی که یکی از طرفین (شرکت یا بانک) آن را در دفاتر خود ثبت نموده ولی طرف دیگر، آن را تا تاریخ معینی ثبت نکرده باشد، اقلام باز نامیده میشود.
1. اقلام باز صورتحساب بانک
مواردی است که بانک آنها را در دفاتر خود ثبت کرده ولی حسابدار شرکت آنها را تا پایان ماه مورد نظر در دفاتر شرکت ثبت نکرده است را اقلام باز صورت حساب بانک میگویند. این اقلام در زیر به طور مفصل تشریح شده است. به مبالغی که بانک آنها را در دفاتر خود ثبت کرده ولی در دفاتر شرکت ثبت نشده است اقلام باز صورت حساب بانک میگویند.
2. اقلام باز دفاتر شرکت
به مواردی که حسابدار شرکت آنها را در دفاتر شرکت ثبت کرده لیکن به عللی تا پایان ماه مورد نظر در بانک ثبت نشده است را اقلام باز دفاتر شرکت میگویند. به مبالغی که شرکت آنها را در دفاتر خود ثبت کرده ولی در دفاتر بانک ثبت نشده است اقلام باز دفاتر شرکت میگویند. اکنون به تشریح این دونوع اقلام میپردازیم.
تهیه صورت مغایرت بانکی و محاسبه موجودی واقعی
یکی از کارهایی که معمولا حسابداران در پایان هر ماه باید انجام دهند، مقایسه اقلام ثبت شده در "حساب بانک" در دفاتر شرکت با اقلام ثبت شده در صورتحساب بانکی است که معمولا بانکها در پایان هر ماه تحویل مشتریان خود میدهند. مانده حساب بانک در دفاتر شرکت در اکثر موارد با مانده مندرج در صورت حساب بانک تطابق ندارد. این تطابق نداشتن عمدتا ناشی از این است که بانک و مؤسسه همزمان از یک رویداد مطلع نمیشوند و همزمان با هم مستندات واریزیها و چکهای صادره مؤسسه (مبالغ برداشت شده از حساب بانکی مؤسسه) را دریافت نمی‌کنند. البته برخی موارد هم عدم تطابق مانده حساب بانک در دفاتر شرکت با مانده مندرج در صورتحساب بانک، ناشی از اشتباه یکی از طرفین است.
پس به طور خلاصه میتوان گفت که عدم تطابق مانده حساب بانک در دفاتر شرکت با مانده مندرج در صورتحساب بانک، ناشی از موارد زیر است:
1 ـ مستندات واریزیها و چکهای صادره از سوی مؤسسه، همزمان در اختیار بانک و مؤسسه قرار نمی‌گیرد. بعضی موارد را اول مؤسسه مطلع میشود و چند روز بعد مستندات آن به بانک تحویل داده میشود. مثل چکهای صادره از سوی مؤسسه که ممکن است ذینفع چک آن را با تأخیر از بانک وصول کند. یا مبالغ واریزی از طرف مشتریان که ممکن است پس از چند روز اعلامیه واریزی آن تحویل مؤسسه شود.
2 ـ اشتباه حسابدار شرکت یا بانک. برخی مواقع ممکن است سهواً حسابدار مؤسسه یا بانک مبالغی را با عدد نادرست در در بستانکار دفاتر ثبت کنند یا مبلغی را در طرف نادرست حساب عمل نمایند. مثالا مبلغی را که باید در بدهکار ثبت شود اشتباها حساب ثبت نمایند. البته در مواردی نیز ممکن است چنین اشتباهاتی، عمداً و به منظور اختالس یا موارد مشابه اعمال گردد. با عنایت به موارد فوق و به منظور اعمال صحیح و به موقع سیستم کنترلهای داخلی، لازم است حسابداران در پایان هرماه ضمن مطابقت دادن مبالغ ثبت شــده در دفاتر با اقلام مندرج در صورتحساب بانک، هرگونه مغایرت موجود را تعیین و در اسرع وقت دلیل آن را مشخص کنند و در صورت لزوم به منظور رفع آنها اقدام و پیگیری نمایند. این فرایند از طریق تهیه صورت مغایرت بانکی انجام میشــود. برای ارایه شکل کلی تهیه صورت مغایرت بانکی، صورتحساب بانک و دفتر معین حساب بانک در دفاتر شرکت را به صورت زیر در نظر بگیرید:
.png "صورت مغایرت")
در اینجا، دو مورد در دفاتر شرکت ثبت شده است که در صورتحساب بانک اقلام متناظر آن مشاهده نمیشود. این موارد را اقلام باز میگویند. در صورتحساب بانک نیز دو مورد وجود دارد که در دفاتر شرکت ثبت نشده است. این اقلام که در صورتحساب بانک درج شده لیکن در دفاتر شرکت اقلام متناظر آن وجود ندارد، اقلام باز صورتحساب بانک میگویند.
این اقلام به صورت زیر در مغایرت بانکی آورده می‌شوند:
.png "صورت مغایرت")
در صورت مغایرت بانکی، اقلام باز بدهکار صورتحساب بانک از مانده طبق دفاتر شرکت کسر و اقلام باز بستانکار صورتحساب بانک به آن اضافه میشود. همچنین در صورت مغایرت بانکی، اقلام باز بستانکار دفاتر شرکت از مانده طبق صورتحساب بانک کسر و اقلام باز بدهکار دفاتر شرکت به آن اضافه میشود.
ترازنامه و اقلام آن
برای آشنایی با ترازنامه و اقلام آن، کافیس مقاله زیر را دنبال کنید:
