حسابداری خرید کالا در شرکت‌های بازرگانی

شرکتها از لحاظ نوع فعالیت به سه دسته خدماتی، بازرگانی و تولیدی تقسیم میشوند که میتوان گفت شرکتهای بازرگانی واسطه انتقال و عرضه کالا از تولیدکننده به مصرف کننده هستند. چون زمانی که کالا را از دیگران خریداری میکنند، نقش خریدار و زمانی که آن را به سایرین میفروشند، نقش فروشنده را دارند.

شرکتهای بازرگانی

شرکتها از لحاظ نوع فعالیت به سه دسته خدماتی، بازرگانی و تولیدی تقسیم میشوند. هر شرکتی که به خرید و فروش کالا بپردازد در شمار شرکتهای بازرگانی قرار میگیرد. فعالیت اصلی این شرکتها خرید انواع مواد خام، فراورده‌ها و یا کالاهای ساخته شده از تولیدکننده و یا عمده فروش، و عرضه آن به خریدار است. این گونه شرکتها در شکل و محتوای کالاهایی که خریداری و به فروش میرسانند (به غیر از بسته‌بندی و نظایر آن) تغییری ایجاد نمیکنند، بلکه کالاها را خریداری، حمل و انبار نموده و به مشتریان تحویل میدهند. میتوان گفت شرکتهای بازرگانی واسطه انتقال و عرضه کالا از تولیدکننده به مصرف کننده هستند، چون زمانی که کالا را از دیگران خریداری میکنند، نقش خریدار و زمانی که آن را به سایرین میفروشند، نقش فروشنده را دارند.

تفکیک خرید بر حسب هدف

شرکتها اجناس را به قصد فروش یا استفاده در بخشهای داخلی تهیه مینمایند. اگر اجناس با هدف فروش، خریداری شوند، به عنوان "خرید کالا" یا "موجودی کالا" شناسایی و ثبت میشوند. در غیر اینصورت به "حسابهای مربوط (ملزومات، اثاثه و...)" منظور میگردند. در نتیجه: خرید کالا عبارت است از کلیه فعالیتهای مربوط به تهیه و تحصیل کالا در ازای پرداخت یا تعهد پرداخت بهای آن.

چرخه عملیات شرکتهای بازرگانی

شرکتهای بازرگانی در هر دوره کالاهایی خریداری کرده و به مشتریان میفروشند و از وجوه نقد تحصیل شده برای تکرار این چرخه استفاده میکنند. طول عمر این چرخه در این شرکتها معمولا کمتر از یک سال است.

مستندات خرید کالا

برای ثبت خرید کالا باید اسناد و مدارک مثبته آن در اختیار باشد. در صورتحسابها، رسیدها و فاکتورها که به عنوان اسناد و مدارک مثبته خرید رد و بدل میشوند، باید اطلاعات کاملی در مورد کالا ارائه شود تا حسابداران بتوانند به این مدارک استناد و نسبت به ثبت خرید اقدام کنند.

در شرکتهای بازرگانی کوچک نظیر مغازه‌ها و فروشگاه‌ها صاحب شرکت با تهیه یادداشتی اجناس مورد نیاز را فهرست و نسبت به خرید آنها اقدام میکند. اما در شرکتهای بازرگانی متوسط و بزرگ، دایره تدارکات، مسئول انجام خرید است. در این شرکتها نیاز به اجناس معمولا از کارت حساب کالا (کاردکس) استخراج میشود. کارتحساب کالا تعداد موجودی هر کالا را نشان میدهد و در آن تعداد حداقل و حداکثر مجاز موجودی کالا ثبت میشود و هرگاه تعداد موجودی به حد تعیین شده برسد، نسبت به خرید آن اقدام میشود.

مقاله مرتبط: تنظیم کارت حساب کالا (کاردکس کالا) در حسابداری

برگ (فرم) درخواست خرید

نخستین اقدام برای شروع فرایند خرید کالا تنظیم "برگ یا فرم درخواست خرید" است. واحد تدارکات پس از وصول برگ درخواست خرید از انبار که به امضای مجاز مسئولین رسیده باشد، نسبت به خرید اقدام میکند. در برگ درخواست خرید، فهرست و مشخصات کالاهای مورد نیاز درج شده است و میتوان گفت مهم‌ترین مستند و مدرک خرید است. برگ درخواست خرید را میتوان به شکل‌های متفاوت و بسته به نیاز واحدهای اقتصادی تهیه کرد.

نمونه‌ای از نمودار فرایند خرید کالا را در شرکتهای بازرگانی را می توانید در زیر مشاهده کنید. فرایند خرید کالا ممکن است بسته به نوع و فعالیت شرکتها با هم تفاوت داشته باشد.

فرم استعلام بها

فرمی است که در آن مشخصات و مقدار کالای مورد تقاضای شرکت درج شده و قیمت، شرط فروش و تاریخ تحویل کالا از فروشنده آن استعلام میشود.

پیش‌فاکتور

پیش‌فاکتور سند یا صورتحسابی است که فروشنده کالا یا خدمات به عنوان پیشنهاد فروش یا تعیین ارزش کالا یا خدمات و شرایط فروش با تعیین مدت اعتبار پیش‌فاکتور به درخواست خریدار و به نام وی صادر مینماید.

فاکتور فروش(صورتحساب فروش)

در راستای اجرای ماده 169 قانون مالیاتهای مستقیم و ماده 19 قانون مالیات بر ارزش افزوده، صورتحساب فروش کالا به صورت زیر صادر میشود.

فاکتور فروش از جمله اسناد مثبته‌ای است که معمولا در فرم یا برگ مخصوصی حاوی مشخصات خریدار و فروشنده، کالای مورد معامله و... برای ثبت خرید کالا استفاده میشود. این سند توسط تأمین کننده (فروشنده) کالا و خدمات صادر میشود و در اختیار خریدار قرار میگیرد.

مقاله مرتبط: تفاوت فاکتور و پیش‌فاکتور

فرم رسید انبار

فرمی است که توسط واحد انبار تنظیم میشود و بیانگر ورود و تحویل اجناس به انبار میباشد.

گواهینامه ثبت‌نام مالیات بر ارزش افزوده

یکی از مسائل مهم در اجرای نظام مالیات بر ارزش افزوده گرفتن مجوز از سازمان امور مالیاتی است، یکی از این مجوزها گواهینامه ثبت‌نام در نظام مالیات بر ارزش افزوده است. شاید عده زیادی از فروشندگان کالا و یا ارائه‌کنندگان خدمات هنوز با این گواهینامه آشنایی نداشته باشند ولی در صورتحسابهای خود مالیات را محاسبه کرده و از خریداران دریافت میکنند. بعد از اتمام مراحل ثبت‌نام و تکمیل پرونده مالیاتی در سازمان امور مالیاتی (دایره مالیات بر ارزش افزوده)، اشخاص حقیقی و یا حقوقی باید مجوز لازم برای اعمال قانون مالیات بر ارزش افزوده را داشته باشند، در غیر این صورت دریافت مبلغ مالیات بر ارزش افزوده غیرقانونی بوده و نباید در صورتحساب فروشندگان منظور شود. تمامی خریداران موظف‌اند هنگام پرداخت مبلغ مالیات بر ارزش افزوده مندرج در صورتحساب فروشندگان، گواهینامه ثبت‌نام را از آنها درخواست کرده و پس از رؤیت آن و اعتبار تاریخ، نسبت به پرداخت آن اقدام نمایند.

لازم به توضیح است که از ابتدای سال 1394 صدور گواهینامه ثبت‌نام مؤدیان در نظام مالیات بر ارزش افزوده به صورت الکترونیکی انجام می‌پذیرد.