تمام اسناد تجاری دریافتنی و پرداختنی، باید در دفتر مربوطه (دفتر سررسید اسناد تجاری) ثبت گردند. امروزه با بکارگیری تکنولوژی‌های جدید میتوان اطلاعات اسناد تجاری را در نرم‌افزارهای مربوطه ثبت نمود.
انواع اسناد تجاری
برای اینکه بدانیم در چه زمانی باید نسبت به دریافت وجه اسناد تجاری دیگران نزد خودمان اقدام نماییم، و یا در چه تاریخی باید نسبت به پرداخت تعهد خودمان در قبال اسناد تجاری که نزد دیگران داریم اقدام نماییم، نیاز است که توانایی محاسبه سررسید اسناد تجاری را بیاموزیم.
همانطور که می‌دانید، اسناد تجاری به دو نوع:
- چک
- سفته
تقسیم میگردد و هر یک از این اسناد بر حسب اینکه ما آن را صادر نموده‌ایم یا از دیگران گرفته‌ایم، نیز به دو گروه مجزا تقسیم می‌شوند.
همچنین این اسناد را بر اساس مدت، که همان مهلت پرداخت یا مدت وصول آن می‌باشد به دو گروه کوتاه مدت یا بلند مدت میتوان تقسیم نمود. حال بدون در نظر گرفتن نحوه تقسیم‌بندی‌هایی که بیان شد، نحوه محاسبه تاریخ سررسید اسناد تجاری به سه روش زیر ممکن میشود:
روش اول (عند‌المطالبه)
سررسید سفته به اراده دارنده آن بستگی دارد. یعنی دارنده سفته در هر زمانی که اراده کند میتواند نسبت به دریافت وجه سفته اقدام نماید.
روش دوم (در تاریخ معین)
در این روش تاریخ سررسید سفته دقیقا بر روی برگ سفته درج گردیده و نیازی به محاسبه تاریخ سررسید ندارد.
روش سوم (پس از مدت زمانی معین)
این روش نیز با توجه به زمان اجرای تعهد، دو حالت دارد.
حالت اول: در این حالت زمان اجرای تعهد، به ماه ذکر شده است. (مثلا 4 ماهه) که به صورت زیر محاسبه می‌نماییم:
به طور مثال اگر تاریخ صدور سفته‌ای 1392/10/20 باشد و سررسید آن 4 ماهه باشد، محاسبه آن به ترتیب زیر است:
نکته مهم: در این حالت تعداد روزهای ماه مهم نمی‌باشد.
حالت دوم: در این حالت زمان اجرای تعهد، به روز ذکر شده است (مثلا 140 روزه).
به طور مثال اگر تاریخ صدور سفته‌ای 1392/10/14 باشد و سررسید آن 140 روزه، نحوه محاسبه آن بدین صورت است که:
در نتیجه: تا آخر اردیبهشت ماه میشود 137روز و چون سفته 140روزه است پس سه روز اول ماه بعد را نیز حساب میکنیم و در نتیجه:
سررسید سفته = سوم خرداد ماه 9
تمام اسناد تجاری دریافتنی و پرداختنی، باید در دفتر مربوطه (دفتر سررسید اسناد تجاری) ثبت گردند. امروزه با به کارگیری تکنولوژی‌های جدید میتوان اطلاعات اسناد تجاری را در نرم‌افزارهای مربوطه ثبت نمود. علاوه بر تهیه گزارشات متنوع، اینگونه نرم‌افزارها به نحوی طراحی شده‌اند که قادر به اعلام تاریخ سررسید اسناد تجاری به کاربر مجاز می‌باشند. به دست آوردن توانایی ثبت اسناد تجاری در نرم‌افزار، از جمله الزامات کاری می‌باشد.
نکات تکمیلی: راه‌های جلوگیری از برخی سوءاستفاده‌ها از چکهای صادره نزد سایرین
این امکان وجود دارد چک‌هایی را که شرکت جهت پرداخت بدهی صادر کرده است، در دسترس سایر اشخاص (به غیر از اشخاصی که به ایشان بدهکار است) قرار گیرد که این امر میتواند یکی از راه‌های برداشت از حسابهای بانکی شرکت به طور غیرقانونی باشد.
با توجه به پیشرفت علم و تکنولوژی میتوان از طریق انتقال الکترونیکی (کارت به کارت) وجوه نقد را بین حسابها جابجا نمود و هر نوع برداشت از حساب براساس فرم برداشت از حساب (اعلامیه بدهکاری) به اطلاع صاحب حساب خواهد رسید (این اطلاع‌رسانی میتواند از طریق مراجعه صاحب حساب به بانک و اخذ صورت حساب، یا از طریق ارسال فیش از سوی بانک برای مشتریان و یا ارسال پیامک برای مشتریان انجام گیرد).
نکات لازم در مورد چک و سفته
- چک و سفته از طریق پشت‌نویسی (ظهرنویسی) قابل واگذاری به اشخاص دیگر است.
- برای تهیه سفته باید از طریق مراجعه به بانک ملی اقدام نمود.
- آشنایی کامل با نحوه تکمیل اجزای سفته از الزامات کاری هر حسابدار است.
ظهرنویسی سفته چیست؟
پشت‌نویسی یا ظهرنویسی، عبارت است از انتقال حقوق اسناد به دیگران با تضمین آنکه در صورت عدم پرداخت آن توسط متعهد، شخص ظهرنویس متعهد پرداخت وجه سفته خواهد بود.
خبر مرتبط را بخوانید: گزینه جدید سامانه صیاد برای حذف مسئولیت ظهرنویسان چک
