مراحل تهیه صورت مغایرت بانکی

اولین مرحله برای تهیه صورت مغایرت بانکی این است که تک تک اقلام ثبت شده در دفاتر شرکت و صورتحساب بانک را بررسی نمائید. تمام اقلامی که در بدهکار دفاتر شرکت ثبت شده‌اند باید با اقلامی که در بستانکار صورتحساب بانک ثبت شده‌اند مقابله گردند و برعکس، اقلامی که در بستانکار دفاتر شرکت ثبت شده‌اند باید با اقلامی که در بدهکار صورتحساب بانک ثبت شده‌اند مقابله گردند.

مرحله اول تهیه صورت مغایرت

همانظور که در مقاله قبلی صورت مغایرت را شناختیم، حال مراحل تهیه صورت مغایرت را شرح خواهیم داد. اولین مرحله برای تهیه صورت مغایرت بانکی این است که تک تک اقلام ثبت شده در دفاتر شرکت و صورتحساب بانک را بررسی نمائید. تمام اقلامی که در بدهکار دفاتر شرکت ثبت شده‌اند باید با اقلامی که در بستانکار صورتحساب بانک ثبت شده‌اند مقابله گردند و برعکس، اقلامی که در بستانکار دفاتر شرکت ثبت شده‌اند باید با اقلامی که در بدهکار صورتحساب بانک ثبت شده‌اند مقابله گردند.

مرحله دوم تهیه صورت مغایرت

اقلام باز

در مرحله دوم باید تک تک اقلامی که در مرحله اول مقابله نشده‌اند مشخص شوند. این اقلام را اصطلاحا اقلام باز می‌گویند و به چهار گروه زیر تقسیم میشوند:

1. اقلام باز بدهکار دفتر

این اقلام شامل مواردی است که حسابدار شرکت آنها را در ستون بدهکار دفتر معین حساب بانک ثبت کرده است لیکن به عللی تا پایان ماه مورد نظر در ستون بستانکار صورتحساب بانک منعکس نشده است. از جمله این اقلام واریزهایی است که از شهرهای دیگر در وجه حساب بانکی شرکت حواله و مستندات آن به شرکت ارائه میشود ولی وجه آن با تأخیر به بانک میرسد. برخی از این وجوه را "وجوه بین راهی" هم میگویند.

هنگام تهیه صورت مغایرت بانکی، اقلام باز بدهکار دفتر به مانده طبق صورتحساب بانک اضافه میشود.

2. اقلام باز بستانکار دفتر

این اقلام شامل مواردی است که حسابدار شرکت آنها را در ستون بستانکار دفتر معین حساب بانک ثبت کرده است لیکن به عللی تا پایان ماه مورد نظر در ستون بدهکار صورتحساب بانک منعکس نشده است. قسمت عمده این اقلام شامل چک‌هایی است که شرکت صادر کرده ولی گیرندگان چک تا پایان ماه مورد نظر وجه آنها را از بانک وصول نکرده‌اند. این گونه چکها را "چکهای معوق" میگویند.

هنگام تهیه صورت مغایرت بانکی، اقلام باز بستانکار دفتر از مانده طبق صورتحساب بانک، کسر میشود.

3. اقلام باز بدهکار صورتحساب بانک

این اقلام شامل مواردی است که در ستون بدهکار صورتحساب بانک ثبت شده ولی شرکت آنها را در ستون بستانکار دفتر معین حساب بانک ثبت نکرده است. اقلام باز بدهکار صورتحساب بانک معمولا شامل هزینه‌های بانکی و سایر اقلامی است که بانک آنها را از حساب شرکت برداشت کرده لیکن به دلیل بی‌اطلاعی شرکت و یا تأخیر در ارسال مستندات، تا پایان ماه ثبت دفاتر شرکت نشده است.

هنگام تهیه صورت مغایرت بانکی، اقلام باز بدهکار صورتحساب بانک از مانده طبق دفاتر شرکت کسر میشود.

4. اقلام باز بستانکار صورتحساب بانک

این اقلام شامل مواردی است که در ستون بستانکار صورتحساب بانک ثبت شده ولی شرکت آنها را در ستون بدهکار شامل وجوهی است که به حساب دفتر معین حساب بانک ثبت نکرده است. اقلام باز بستانکار صورتحساب بانک معمولا بانکی شرکت واریز شده لیکن شرکت از آن اطلاع نداشته و یا مستندات آن تا پایان ماه به دست شرکت نرسیده، لذا در دفاتر شرکت ثبت نشده است.

هنگام تهیه صورت مغایرت بانکی، اقلام باز بستانکار صورتحساب بانک به مانده طبق دفاتر شرکت، اضافه میشود.

اقلامی که در دفاتر شرکت یا بانک اشتباه ثبت شده‌اند

علاوه بر چهار مورد اقلام باز که در بالا به آنها اشاره شد، ممکن است هنگام بررسی دفتر معین حساب بانک یا صورتحساب بانک به اقلامی برخورد کنیم که حسابدار شرکت یا بانک آنها را اشتباه ثبت نموده‌اند. برخی از این اشتباهات عبارتند از: ثبت رقم بصورت غلط، ثبت مبلغ بدهکار در بستانکار و بالعکس، ثبت مبلغ مربوط به یک حساب دیگر و ...

هنگام تهیه صورت مغایرت بانکی، اگر اقلامی را حسابدار شرکت اشتباها ثبت کرده باشد، بسته به مورد، از مانده طبق دفاتر شرکت کسر یا به آن اضافه میشود و اگر اشتباه از جانب بانک باشد، بسته به مورد، به مانده طبق صورتحساب بانک اضافه یا از آن کسر میشود.

مثال از صورت مغایرت بانکی

با توجه به مطالب مطرح شده در مرحله 1 و مرحله 2 ، چنانچه دفتر معین حساب جاری 2746 در دفاتر شرکت شقایق با صورتحساب بانک آن مقابله گردد، اقلام باز و اشتباهات آن به شرح زیر باقی میماند:

اکنون هر کدام از اقلام فوق باید تحلیل شود که آیا جزء اشتباهات است یا جزء اقلام باز. با عنایت به توضیحات ارائه شده در متن مثال و بررسی اقلام فوق نتایج زیر به دست میآید:

1. مبلغ صحیح چک شماره 59125 معادل 320000 ریال است که حسابدار شرکت آن را به مبلغ 230000 ریال ثبت کرده است. اگر این چک به رقم صحیح ثبت شود، مانده حساب بانک طبق دفاتر شرکت 90000 ریال (90000 = 230000 ـ 320000) کاهش پیدا می‌کند. لذا هنگام تهیه صورت مغایرت بانکی، باید مبلغ 90000 ریال از مانده طبق دفاتر شرکت کسر شود.
2. دارندگان چکهای شماره 59129 به مبلغ 25000 ریال، شماره 59132 به مبلغ 91500 ریال و شماره 59133 به مبلغ 24000 ریال تا پایان ماه وجه چک خود را از بانک دریافت نکرده‌اند. بنابراین، این موارد جزء اقلام باز بستانکار دفتر میباشد که باید در صورت مغایرت بانکی، از مانده، طبق صورتحساب بانک، کسر شوند.
3. در تاریخ 1387/01/31 یکی از مشتریان شرکت مبلغ 140000 ریال در وجه حساب جاری شرکت حواله کرده که شرکت این مبلغ را طی سند شماره 68 به درستی در ستون بدهکار دفتر معین بانک ثبت کرده است؛ لیکن بانک این مبلغ را تا پایان فروردین در صورتحساب بانک عمل نکرده است. لذا این مبلغ جزء اقلام باز بدهکار دفتر میباشد و هنگام تهیه صورت مغایرت بانکی، باید به مانده، طبق صورتحساب بانک اضافه شود.
4. ـ ردیف‌های 19 و 20 صورتحساب بانــک حاوی دو مورد واریــزی نقدی به مبالغ 240000 ریال و 170000 ریال توسط شرکت الف و شرکت ب است که تا پایان فروردین ماه در دفاتر شرکت ثبت نشده است. لذا جزء اقلام باز بستانکار صورتحساب بانک است و هنگام تهیه صورت مغایرت بانکی، باید به مانده طبق دفاتر شرکت اضافه شود.
5. بانک بابت هزینه کارمزد بانکی مبلغ 1200 ریال از حساب جاری شرکت برداشت نموده که تا پایان فروردین ماه در دفاتر شرکت ثبت نشده و جزء اقلام باز بدهکار صورتحساب بانک است و هنگام تهیه صورت مغایرت بانکی، باید از مانده طبق دفاتر شرکت، کسر شود.

مرحله سوم تهیه صورت مغایرت

در مرحله سوم، باید صورت مغایرت بانکی مطابق زیر، تهیه شود:

ثبت اصلاحات مغایرات بانکی در دفاتر شرکت

پس از آن‌که صورت مغایرت بانکی تهیه و اقلام ثبت نشده در دفاتر شرکت مشخص شد، لازم است حسابدار شرکت، رویدادهایی را که در دفاتر شرکت ثبت نشده در سند حسابداری و دفاتر شرکت ثبت نماید. لازم است یادآوری شود در این مرحله، فقط اشتباهات و اقلام بازی که از مانده طبق دفاتر شرکت کسر و یا به آن اضافه شده است نیاز به ثبت دارد. لذا با توجه به صورت مغایرت بانکی فوق، بابت موارد زیر باید ثبتهای لازم در دفاتر انجام شود:

1. اشتباه در ثبت چک شماره 59125 (فرض کنید این چک قبلا هم در دفتر روزنامه و هم در دفتر کل به مبلغ غلط ثبت شده است)
2. هزینه کارمزد بانکی
3. واریز نقدی توسط شرکت الف
4. واریز نقدی توسط شرکت ب