برای مانده گیری هر حساب دفتر کل کافی است که مابه التفاوت جمع اقلام بدهکار و بستانکار ثبت شدۀ در آن حساب را تا آن مقطع محاسبه نمود، این مابه التفاوت، ماندۀ حساب نامیده میشود. اگر جمع اقلام بدهکار از جمع اقلام بستانکار ثبت شده در آن حساب بیشتر باشد، ماندۀ حاصله «بدهکار» و بر عکس اگر جمع اقلام بستانکار از جمع اقلام بدهکار ثبت شده در آن حساب بیشتر باشد، ماندۀ حاصله « بستانکار» خواهد بود. معمولاً برای مشخص کردن ماهیت بدهکار یا بستانکار مانده حسابهای دفتر کل، ستونی به نام ستون «تشخیص» در نظر گرفته میشود. اگر ماندۀ حاصله بدهکار باشد، در ستون تشخیص کلمه «بدهکار» و اگر ماندۀ حاصله بستانکار باشد در ستون تشخیص کلمۀ «بستانکار» نوشته میشود. البته در عمل معمولاً به جای لفظ بدهکار از مخفف آن، یعنی «بد» و به جای لفظ بستانکار از مخفف آن یعنی «بس» ، استفاده میشود.

برای مثال ماندۀ حساب دفتر کل صندوق را، که قبلا ارائه شد، در نظر بگیرید. ماندۀ آن به صورت زیر محاسبه میشود:

عدد 900.000 ریال مندرج در اولین ردیف ستون مانده برابر رقم مربوط به سند شمارۀ 1 است.

برای به دست آوردن مانده در ردیف دوم، باید 120.000 ریال مربوط به سند شمارە 2 را از 900.000 ریال کسر نمائید.

چون 900.000 ریال دارای ماهیت بدهکار است ولی 120.000 ریال در ستون بستانکار آمده است (دارای ماهیت بستانکار است،) بنابراین 120.000 ریال از 900.000 ریال کسر می شود و مانده جدید به 780.000 ریال میرسد.

برای به دست آوردن مانده در ردیف سوم، باید 80.000 ریال را به ماندۀ قبلی (یعنی 780.000 ریال) اضافه نمائید. زیرا مانده قبلی 780.000 ریال دارای ماهیت بدهکار است و 80.000 ریال مربوط به سند شماره 3 نیز بدهکار میباشد. لذا اگر 80.000 ریال به 780.000 ریال اضافه شود، مانده در ردیف سوم به 860.000 ریال میرسد که ماهیت آن نیز بدهکار است.

برای به دست آوردن مانده در ردیف چهارم، باید 60,000 ریال مربوط به سند شمارە 4 را از ماندۀ قبلی که 860.000 ریال اســت، کســر نمائید. چون 860.000 ریال دارای ماهیت بدهکار است ولی 60,000 ریال بستانکار است. با کسر کردن 60,000 ریال از 860.000 ریال، مانده به 800.000 ریال میرسد.

بــرای به دســت آوردن مانده در ردیف پنجم، باید 40,000 ریال را به مانده قبلــی (یعنی 800.000 ریال) اضافه نمائید. زیرا مانده قبلی، یعنی 800.000 ریال دارای ماهیت بدهکار اســت و 40,000 ریال مربوط به ســند شــماره 5 نیز بدهکار میباشد. لذا اگر 40,000 ریال به 800.000 ریال اضافه شود، مانده در ردیف پنجم به 840.000 ریال میرسد که ماهیت آن نیز بدهکار است.

نهایتاً طی ســند 6 مبلغ 22,000 ریال به حســاب صندوق واریز شــده ، که موجب افزایش حســاب مزبور گردیده و ماندۀ صندوق را به 862.000 ریال رسانده است.

هر چند شــکل رســمی و متداول دفتر کل، به صورتی اســت که در بالا آورده شد، اما در جایی که هدف آموزش باشد میتوان حســاب دفتر کل را به شــکل حرف T در زبان انگلیسی نوشت که به حساب Tمعروف است. در حقیقت، حساب T همان دوســتون بدهکار و بســتانکار دفتر است که مبالغ بدهکار و بستانکار در آن نوشــته شده است. مثلا اگر حساب دفتر کل صندوق را بخواهیم در دفتر کل به شکل T وارد کنیم به صورت زیر است:

دفتر کل به شکل حساب  T

برای ماندهگیری حساب دفتر کل به شکل ، Tابتدا باید هر طرف حساب را جداگانه جمع بزنید و حاصل را زیر آن بنویسید.

سپس اعداد به دست آمده را از هم کسر نمایید و حاصل آن را در زیر عدد بزرگتر بنویسید. در حساب T فوق، جمع مبالغ ثبت شده در قسمت بدهکار حساب، 1,042,000ریال و جمع مبالغ ثبت شده در ستون بستانکار حساب، 180.000 ریال است. اگر 180.000 ریال، از 1,042,000ریال کسر کنید، حاصل آن 862.000 ریال میشود که باید زیر عدد بزرگتر، یعنی 1,042,000 ریال، نوشته شود.

در نهایت اگر مانده در سمت راست قرار بگیرد، دارای ماهیت بدهکار و اگر در سمت چپ قرار بگیرد، دارای ماهیت بستانکار است. در حساب فوق، چون مبلغ 862.000 ریال در سمت راست قرار گرفته است، دارای ماهیت بدهکار میباشد. بدیهی است با توجه به اینکه داراییها دارای مانده بدهکار میباشد، حساب صندوق نیز به عنوان یک دارایی، دارای مانده بدهکار است.