فرض کنیم موسسه ای مبلغ 80.000 ریال از شــرکت الف قرض گرفته شده که در «حساب های پرداختنی» ثبت شده است. اگر مؤسسه از چند شخص دیگر هم قرض بگیرد، اطلاعات آنها نیز در دفتر کل «حساب های پرداختنی» ثبت می شود. در این حالت اگر بخواهیم مبلغ بدهی شرکت به هرکدام از طلبکاران را بدانیم، باید تک تک اقلام ثبت شده در حساب دفتر کل «حسابهای پرداختنی» را بررسی کنیم تا مشخص شود که هر کدام از اقلام ثبت شده مربوط به چه شخصی است. در صورتی که تعداد اقلام ثبت شــده در حســاب «حســاب های پرداختنی» زیاد باشــند، این کار خیلی وقتگیر میشود و احتمال اشتباه در تعیین بدهی به هر کدام از طلبکاران نیز بالا خواهد بود. برای جلوگیری از این مشکل و ایجاد سهولت و دقت در نگهداری حســاب ها، در کنار دفتر کل، دفتر دیگری نگهداری میشــود که به آن دفتر معین میگویند. مثلا برای حســاب «حســاب های پرداختنی» در دفتر کل، دفتر جداگانه دیگری به نام «دفتر معین حســاب های پرداختنی» نگهداری میکنیم که در این دفتر، برای هرکدام از طلبکاران شــرکت صفحه خاصی در نظر گرفته می شود و رویدادهای مالی مربوط به آن را علاوه بر دفتر کل، در این دفتر نیز ثبت میکنیم.
این کار کمک میکند که هر وقت لازم بود وضعیت بدهی شــرکت به شــخص خاصی را بدانیم مستقیماً به حساب آن در دفتر معین مراجعه و ســریعاً اطلاعات مورد نیاز را اســتخراج نمائیم. شــمای کلی و نحوۀ نوشتن دفتر معین تقریباً مشابه دفتر کل است. لذا، برای پرهیز از طولانی شدن بحث، به ذکر یک مثال کوتاه در این زمینه میپردازیم.

دفتر معین

مثال: رویداد زیر را در سند حسابداری، دفتر روزنامه، دفتر کل به شکل T و دفتر معین ثبت نمایید.

در تاریخ 1388/11/2 مبلغ 42,000 ریال به شرکت ج، 17,000 ریال به آقای حسینی و 14,000 ریال به خانم رحیمی قرض داده شد.

مثالی از دفتر معین

مثالی از دفتر معین

مثالی از دفتر معین

مثالی از دفتر معین

مثالی از دفتر معین

مثالی از دفتر معین

مانند آنچه که برای «حســابهای دریافتنی» گفته شــد، برای برخی دیگر از حســاب های دفتر کل مثل «حســاب های پرداختنی»، «حســاب بانک»و «حساب وسایل نقلیه» نیز دفتر معین نگهداری میکنند. به طور کلی برای آن دسته از حساب های دفتر کل که دارای چندین زیر مجموعه هستند، دفتر معین نگهداری می شود.

مثال جامع

آقای محمدی در بهمن ماه 1389 مؤسسۀ محمدی را تشکیل داد. رویدادهای زیر طی بهمن ماه در این مؤسسه اتفاق افتاده است.

1389/11/1، مبلغ 980,000 ریال توسط آقای محمدی به عنوان سرمایه مؤسسه به صندوق مؤسسه واریز شد.

89/11/3، یک باب آپارتمان به مبلغ 760,000 ریال برای دفتر مؤسســه خریداری شــد و مبلغ 600,000 ریال آن به صورت نقد پرداخت شد.

89/11/7، مقداری اثاثۀ اداری به مبلغ 70,000 ریال به طور نقد خریداری شد.

89/11/11، مبلغ 110,000ریال به صورت قرض به مؤسسه یکتا پرداخت شد.

89/11/18، مبلغ 40,000ریال از بدهی مربوط به خرید آپارتمان پرداخت شد.

89/11/28، مبلغ 80,000ریال از وجه قرض داده شده به مؤسسه یکتا دریافت شد.

مطلوب است:

الف) ثبت رویدادها در دفتر روزنامۀ عمومی

ب) انتقال ثبتها از دفتر روزنامه به دفتر کل به شکل Tو تعیین ماندۀ حسابهای دفتر کل

ج) تهیۀ تراز آزمایشی مؤسسه محمدی در پایان بهمن ماه

مثالی از دفتر معین

مثالی از دفتر معین

مثالی از دفتر معین