یکی از روشهای شمارش، تمام‌شماری است که از نظر زمانی طولانی بوده و هزینه زیادی را بر شرکت تحمیل می‌کند. به این جهت در بعضی موارد از نمونه‌گیری در شمارش استفاده میشود، معمولا اقلام بااهمیت را تمام‌شماری و اقلام کم‌اهمیت را نمونه‌گیری می‌کنند و فقط اقلام نمونه را مورد شمارش قرار می‌دهند.
انواع روشهای شمارش کالا
جهت شمارش کالا از روشهای مختلفی استفاده میشود و معمولا افرادی که انبارگردانی انجام می‌دهند با توجه به تجربه، بهترین روش را انتخاب می‌کنند. یک نوع انبارگردانی که بیشتر مورد توجه قرار میگیرد استفاده از تگ انبارگردانی و شمارش است. همچنین ممکن است در بعضی موارد مسئول انبارگردانی لیست اقلام را بر اساس دفاتر و کارت کالا از انباردار گرفته و اقدام به شمارش کند.
یکی از روشهای شمارش، تمام‌شماری است که از نظر زمانی طولانی بوده و هزینه زیادی را بر شرکت تحمیل می‌کند. به این جهت در بعضی موارد از نمونه‌گیری در شمارش استفاده میشود، معمولا اقلام بااهمیت را تمام‌شماری و اقلام کم‌اهمیت را نمونه‌گیری می‌کنند و فقط اقلام نمونه را مورد شمارش قرار می‌دهند.
تعدیلات انبار
برای بررسی موجودی و تطبیق موجودی واقعی با اسناد و مدارک، از عملیات انبارگردانی استفاده میشود. پس از انبارگردانی ممکن است یکی از حالات زیر برای یک کالا و یا تعدادی از کالاها روی دهد:
الف) موجودی واقعی با موجودی در کاردکس برابر باشد
ب) موجودی واقعی بیشتر از موجودی در کاردکس باشد
پ) موجودی واقعی کمتر از موجودی در کاردکس باشد
مورد "الف" نشان‌دهنده صحت کار انباردار بوده و عملیات انبارگردانی حاکی از مغایرت نداشتن بوده و موجودی اعلام شده در کاردکس و اسناد و مدارک و دفاتر مورد تایید است، اما در مورد "ب" و "پ" باید تعدیلات انبار صورت گیرد، در این زمینه گزارش مغایرتها تهیه میشود ولی نحوه برخورد با مغایرتها در شرکتهای مختلف متفاوت بوده و با توجه به دستورالعمل انبارگردانی پیگیری میشود. پیگیری مغایرتها از دوجنبه قابل بررسی است:
الف) از جنبه مدیریتی
بررسی دلایل اختلاف و مغایرت بین موجودی واقعی و موجودی طبق دفاتر باید انجام شده و با ایجاد کنترلهای داخلی و اجرای روشهای مطلوب سعی شود مغایرتها به حداقل برسد. همچنین مشخص شود که کسر یا اضافی ایجاد شده طبیعی بوده یا ناشی از قصور و یا حتی سوءاستفاده و یا سرقت است. در این زمینه باید مقصر یا مقصران احتمالی مشخص شده و برخورد لازم صورت گیرد. در بررسی مدیریتی مغایرتها مواردی مانند حجم و نوع انبار و شخصیت انباردار و میزان مغایرت و نوع کالاها و قیمت کالاهای دارای مغایرت دارای اهمیت است.
ب) از جنبه حسابداری
حسابداری پس از دریافت گزارش انبارگردانی و موجودی واقعی طبق این گزارش با موجودی طبق اسناد و مدارک، نسبت به اصلاح موارد مغایرت اقدام می‌کند. برای اصلاح موارد مغایرت مالک موجودی واقعی است و باید در صورت مغایرت تعداد (مقدار) طبق دفاتر به تعداد (مقدار) واقعی تغییر کنند.
باید توجه داشت که رسید انبار و حواله انبار در شرکتهای مختلف ممکن است متفاوت بوده و با توجه به نیاز و ضرورت مواردی در عناوین تغییر کند.
دلایل تعدیل انبار
1. کسر و اضافی موجودی انبار
کسری و اضافی انبار، عبارت است از اختلاف موجودی واقعی انبار با اسناد و مدارک، کارت انبار وکارت حساب مواد در تاریخی معین. به عبارت دیگر هرگاه موجودی واقعی کالا کمتر از مانده کارتهای کالا باشد، کسری انبار و زمانی که موجودی واقعی کالا (طبق شمارش) بیشتر از مانده کارتهای کالا باشد، اضافی انبار وجود خواهد داشت. کسری یا اضافی انبار، دلایل گوناگونی دارد که به بعضی از علل آن اشاره میشود:
2. اشتباه در ثبت مقدار کالای وارده یا صادره در کارت انبار
3. اشتباه در ثبت قبض‌ها و حواله‌های انبار درکارت حساب کالا به‌وسیله دایره حسابداری
4. ثبت نکردن بعضی از حواله‌های انبار توسط دایره حسابداری به علت نرسیدن آنها به دایره مذکور
5. جذب رطوبت که موجب افزایش وزن برخی از کالاهای موجود در انبار میگردد
6. تبخیر و شکستگی که سبب کسری انبار میشود
7. تقسیم قطعه بزرگ به قطعات کوچک
8. ضایعات کالا در انبار
9. اشتباه انباردار
10. سرقت از انبار
معمولا در پایان دوره مالی، پس از خاتمه انبارگردانی و تطبیق موجودی واقعی انبار با کارتهای کالا، چنانچه کسری یا اضافی موجودی انبار قابل ملاحضه نباشد، مانده کارت‌ها اصلاح میشود. ولی اگر کسری یا اضافی موجودی انبار قابل توجه باشد، ابتدا باید بررسی‌های لازم نسبت به علل آن به عمل آید، سپس با اصلاح کارت‌ها و تطبیق مانده آنها با موجودی واقعی انبار، ثبتهای اصلاحی در دفاتر انجام میگیرد. اصلاح مانده کارت‌ها به این منظور انجام میشود که مانده کارت‌ها با موجودی واقعی کالا برابر گردد.
کاردکس کالا چیست؟
برای آشنایی با کاردکس (کارت حساب) کالا، کافیست مقاله زیر را دنبال کنید:
تنظیم کارت حساب کالا (کاردکس کالا) در حسابداری
روشهای ارزیابی موجودی کالا
همچنین برای آشنایی با لایفوو فایفو، کافیست مقاله زیر را بخوانید:
