برخی معتقدند برای این که حســابداران بتوانند اشــتباهات را سریعتر پیدا کنند، می توانند از چند تکنیک استفاده نمایند. در اینجا به دو نمونه از این تکنیکها اشــاره می‌شــود.
تکنیک‌های کشف سریع اشتباهات در ترازنامه
برخی معتقدند برای این که حســابداران بتوانند اشــتباهات را سریعتر پیدا کنند، می توانند از چند تکنیک استفاده نمایند. در اینجا به دو نمونه از این تکنیکها اشــاره می‌شــود.
تکنیک اول کشف اشتباه در ترازنامه
اگر اختلاف جمع دو ســتون بدهکار و بستانکار تراز آزمایشی قابل تقســیم بر عدد 2 باشــد، در این صورت احتمالا یک عدد بدهکار در سمت بستانکار ثبت شده یا بالعکس. برای مثال، اگر در انتقال ارقام از دفتر روزنامه به دفتر کل 250 ریال بدهکار حساب دریافتنی را اشتباها به بستانکار حساب دریافتنی در دفتر کل منتقل کرده باشیم، در این صورت وقتی تراز آزمایشی را از روی مانده ارقام دفتر کل تهیه می کنیم، بین ستون بدهکار و بستانکار جمعا 0 ریال اختلاف وجود دارد که 500 عددی قابل تقسیم بر 2 است. از تقسیم 500 بر عدد 2 عدد 250 بدست میآید. به این ترتیب حسابدار متوجه میشود که برای رفع اشتباه موجود باید عدد 250 را در دفتر روزنامه و دفتر کل ردیابی کند.
تکنیک دوم کشف اشتباه در ترازنامه
اگر اختلاف ســتون بدهکار و ســتون بستانکار تراز آزمایشی قابل تقسیم بر عدد 9 باشد، در این صورت اختلاف موجود میتواند ناشــی از جا انداختن یا اضافه نوشــتن یک صفر آخر اعداد یا ثبت مقلوب (مثلا 32 را اشتباها 23 بنویسیم) باشد. برای مثال اگر یک ثبــت مربوط به وجه نقد در دفتر روزنامه را به جای 21000 اشتباها 2100 ریال به دفتر کل منتقل کنیم، در این صورت در تراز آزمایشــی جمع ستونهای بدهکار و بستانکار 18900 ریال (18900 = 2100 – 21000 ) اختلاف خواهد داشت. از آن جا که 18900 عددی قابل تقســیم بر 9 و حاصل این تقســیم برابر 2100 اســت، بنابر این حسابدار به این موضوع رهنمون میشود که به احتمال زیاد اشتباه مربوط به موردی بوده که عدد آن 2100 است و این عدد را ردیابی می کند.
همانطور که ملاحظه شد، استفاده از این تکنیکها در بسیاری از موارد می تواند به حسابداران کمک کند که اشتباهاتشان را ســریعتر پیدا کنند. اما نکته ای که باید به آن دقت کنید این اســت که عملکرد این تکنیکها همیشــه درست نیست. برای نمونه ممکن اســت جمع دو ستون بدهکار و بستانکار تراز آزمایشی قابل تقسیم بر عدد 2 باشد لیکن اشتباه ناشی از ثبت عدد بدهکار در ســمت بســتانکار یا بالعکس نباشد. برای مثال اگر حســابدار شــرکت الف مبلغ 180 ریال را در بدهکار یا بستانکار یکی از حساب ها ثبت نکرده باشد، دو ستون تراز آزمایشی به همین میزان (یعنی 180 ریال) اختلاف دارد که هم بر 2 قابل تقسیم است و هم بر 9 ولی هیچ بدهکاری در بستانکار یا بالعکس ثبت نشده است و اختلاف مزبور ناشی از جا انداختن یا اضافه نوشتن صفر در آخر عدد و یا ثبت مقلوب نیز نیست.
ترازنامه و اقلام آن
برای آگاهی کامل از ترازنامه و اقلام آن، کافیست مقاله زیر را دنبال کنید:
