اگر کسب و کاری را اداره می‌کنید و یا قصد راه‌اندازی یک کسب و کار جدید دارید، از ابتدا به فکر مدیریت مالی باشید. استفاده از نرم‌افزار حسابداری به خصوص استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین، می‌تواند بهترین گزینه برای کسب و کار شما باشد.
دلایل تعویق استفاده از نرم‌افزار حسابداری
هر شرکت و کسب و کاری که تاسیس می‌شود، یا حتی قبل از تاسیس، نیازمند ثبت حساب و تراکنشهای مالی خود می‌باشد. تجربیات و بررسیهای ما نشان می‌دهد که استفاده از نرم‌افزار حسابداری به دلایل گوناگونی ممکن است به تعویق بیفتد از جمله:
- عدم آشنایی مدیر و مالک کسب و کار با حسابداری
- هزینه‌های بالای خرید نرم‌افزار و راه‌اندازی آن
- نبود بستر مناسب سخت افزار، سرور، شبکه و ...
- هزینه بالای استفاده از مشاور و حسابدار
- اهمیت ندادن به موضوع مدیریت مالی و حسابداری
بدیهی است هرچقدر امور مالی و حسابداری خود را به تاخیر بیاندازید در آینده مشکلات بیشتری گریبان شما را خواهد گرفت. این مسائل و مشکلات از جنبه‌های مختلفی قابل بررسی هستند.
مشکلات نبود نرم‌افزار حسابداری
همانگونه که میدانید استفاده‌کنندگان اطلاعات حسابداری فقط مدیران کسب و کارها نیستند و ذینفعانی مانند دولت (مالیات و بیمه)، بانکها نیز به اطلاعات مالی کسب و کارها نیاز دارند. به صورت خلاصه می‌توان مشکلات را در عناوین زیر بیان کرد:
- عدم وجود اطلاعات لازم برای ارائه به دولت (مالیات، بیمه و ...)
- جرائمی که ممکن است به علت عدم ارائه دقیق اطلاعات برایتان تحمیل گردد.
- عدم وجود اطلاعات دقیق برای ارائه به بانکها و موسسات و سرمایه گذاران برای جذب سرمایه‌گذاری و یا دریافت تسهیلات
- عدم وجود اطلاع از روند سود و زیان شرکت در سالهای گذشته و تصمیم گیری برای آینده
نکته: هر میزان که سیستم حسابداری خود را به تاخیر بیاندازید، در آینده راه‌اندازی آن دشوارتر می‌شود.
راهکار جلوگیری از مشکلات نداشتن نرم‌افزار حسابداری چیست؟
فرض کنید که مدیران و مالکان کسب و کارها از همان ابتدای کار با کمترین هزینه و عدم نیاز به تامین سخت‌افزار و نرم‌افزار بتوانند به آسانی امور مالی خود را سر و سامان دهند. در اینصورت براحتی می‌توانند تمامی تکالیف قانونی خود را ادا کرده و نیازمندیهای مدیریتی و اطلاعاتی خود را برطرف سازند.
خوشبختانه این نوع از فناوری هم‌اکنون براحتی و با کمترین هزینه در دسترس است و با نام سامانه‌های ابری شناخته می‌شوند. روند رو به رشد فناوری ابری در جهان نشان دهنده آن است که آینده بسیاری از کسب و کارهای کوچک و متوسط و حتی سازمانها به این سمت است و این رویکرد دلایل بسیار دارد:
- صرفه جویی در زمان: زمان راه‌اندازی کمتر
- اشکال و خرابی کمتر: بروز رسانی ساده‌تر و سریعتر بدون اینکه نگران چیزی باشید و یا شما درگیری مسائل فنی شوید.
- دسترسی از همه جا: خدمات ابری منحصر به زمان و مکان خاصی نیستند و در هرجایی که اینترنت باشد در دسترس شماست.
- کاهش هزینه‌ها و نیروهای IT و...
نرم‌افزارهای ابری
از زمان تولد نخستین کامپیوترها تا به امروز صنعت نرم‌افزار تکامل بسیار سریعی داشته است. از نرم‌افزارهایی که روی حافظه های فقط خواندنی برنامه ریزی می‌شدند و تنها توسط سازنده سخت افزار و فقط یک بار و فقط روی همان سخت افزار قابل نصب بود، تا بعدها نرم‌افزارهایی که نزدیک به زبان ماشین با زبانهایی مثل اسمبلی نوشته می شدند. بعد از آنها نوبت به زبانهای برنامه نویسی سطح بالاتر و مخصوص سیستم عاملها رسید که یک بار نوشته می شدند و به صورت بسته‌های نرم‌افزاری بر روی سیستم عاملهای مشخصی قابل نصب بودند، مانند: نرم‌افزار آفیس در ویندوز یا نرم‌افزار پخش موسیقی در مک یا نرم‌افزار مدیریت پارتیشن در لینوکس.
یکی از نمونه‌های بسیار معروف نرم‌افزارهای ابری همان GMail است که توسط google ارائه شده است و شما هم حتما از آن استفاده کرده‌اید.
چرا نرم‌افزارهای ابری رونق گرفته‌اند؟
استفاده از نرم‌افزارهایی که خاص یک سیستم عامل باشند مطمئنا خوشایند نیست، اکثر کاربران تمایل به داشتن نرم‌افزارهایی دارند که بدون محدودیت و روی کلیه دستگاه ها قابل اجرا باشند. این مساله باعث می‌شود تولید کننده نرم‌افزار نیز بازار هدف بزرگتری داشته باشد و نرم‌افزاری تولید کند که توسط افراد بیشتری بدون توجه به سیستم عامل و دستگاهی که روی آن کار می‌کنند قابل استفاده باشد.
در حال حاضر نمی‌توان همه نرم‌افزارها را مستقل از سیستم عامل دید، بعضی از نرم‌افزارها مختص سیستم عامل خاصی نوشته شده‌اند، مانند نرم‌افزار پارتیشن بندی لینوکس. استفاده از این نرم‌افزار در محیط ویندوز با توجه به تفاوتهای ساختار فایل و نوع ذخیره سازی اطلاعات در لینوکس و ویندوز کاملا بی معنی است و مشخص است که هیچ توجیهی ندارد.
اما فارغ از تعداد کمی از نرم‌افزارها که در این دسته‌بندی قرار می‌گیرند بسیاری از نرم‌افزارها وجود دارند که هدف اصلی آنها ورای سیستم عامل بوده و قرار است به طور عمومی خدمتی را ارائه کنند، مانند نرم‌افزارهای اشتراک آهنگ، نرم‌افزارهای ویرایشگر متن، برنامه‌های اداری و مالی، نرم‌افزارهای حسابداری و غیره.
نرم‌افزار حسابداری
نرم‌افزار حسابداری نمونه دیگری از نرم‌افزارهای بسیار پرکاربرد است که تعداد زیادی از کسب و کارها به آن نیاز دارند. نرم‌افزارهای حسابداری رایج در بازار نرم‌افزارهایی هستند که روی سیستم عامل (در بیشتر موارد ویندوز) نصب می‌شوند و برای جلوگیری از کپی غیر قانونی آن یک قفل سخت افزاری نیز به همراه نرم‌افزار ارائه می‌شود که بایستی به کامپیوتر متصل شود. اما تنها نیاز به نصب و استفاده از قفل سخت افزاری نیست که کار با این نرم‌افزارها را سخت می کند، مشکلات دیگری نیز وجود دارند که کاربر تمایلی به درگیری با آنها ندارد. در زیر به برخی از این مشکلات اشاره می‌کنیم:
- کاربر بایستی نرم‌افزار را بر روی دستگاه مد نظر خود نصب کند، برخی مواقع کار نصب بسیار دشوار می‌شود، و نیاز به یک کارشناس کامپیوتر خواهیم داشت.
- برای بروزرسانی نرم‌افزار بایستی نرم‌افزار مجددا نصب شود و یا گاهی بروزرسانی نرم‌افزار باعث می‌شود سیستم به طور کلی از کاربر بیفتد و یا اطلاعات از دست برود.
- کاربر نمی تواند خارج از محیط کاری به نرم‌افزار دسترسی داشته باشد.
- حفظ بک آپ از اطلاعات و مدیریت بک آپهای موجود نیاز به توجه و مراقبت ویژه دارد و در صورت کوتاهی باعث حذف اطلاعات بسیار زیادی می‌شود.
- سیستمهای حسابداری فعلی برای نصب نیازمند فضای ذخیره سازی جهت نگهداری فایلهای نصب شده، اطلاعات ذخیره شده و فایلهای پشتیبان هستند و علاوه بر آن ram و cpu و سایر منابع سیستم را نیز به طور قابل ملاحظه‌ای اشغال می‌کنند.
نرم‌افزار حسابداری تحت وب و تفاوت آن با حسابداری آنلاین
نرم‌افزار حسابداری تحت وب نرم‌افزاری است که به ارائه قابلیتهای نرم‌افزار حسابداری در بستر وب می‌پردازد، بدون اینکه نیاز باشد نرم‌افزار نصب شود، پیکربندی خاصی روی آن انجام شود، و یا اینکه کاربر نگرانی بابت حفاظت از اطلاعات خود داشته باشد. نرم‌افزار حسابداری تحت وب کلیه امکانات نرم‌افزارهای نصبی تحت سیستم عامل را ارائه می‌کند. همچنین مشکلات و دشواریهای استفاده از آن نرم‌افزارها را بر طرف می‌نماید. این نرم‌افزارها در سرور مشتری نصب و نگهداری می‌شوند و با مشکلاتی از قبیل نگهداری، پشتیبانی و نصب نگارشهای تازه نرم‌افزار مواجهند.
نرم‌افزار تحت وب با نرم‌افزار ابری یکی نیست
نسل بعدی نرم‌افزارهای تحت وب، نرم‌افزارهای آنلاین یا ابری است. این گونه نرم‌افزارها که به آنها (saas (software as a service نیز گفته می‌شود، سامانه‌هایی هستند که به صورت آنلاین و بر بستر اینترنت قابل استفاده هستند. در این روش، مشتری در سایت ارائه دهنده خدمات ثبت نام کرده و بر اساس اطلاعاتی که وارد می‌کند بستر اختصاصی وی بر روی سرورهایی که در دیتاسنترهای بزرگ و مطمئن قرار دارد ایجاد می‌شود. نگهداری از این سرورهای بر عهده دیتاسنترهاست و وظیفه آن را شرکت ارائه دهنده خدمات پذیرفته است.
هزینه این نرم‌افزارها معمولا براساس مدت استفاده و کاربر مشخص شده و مشتری فقط برای چیزی که استفاده می‌کند پول پرداخت می‌کند. با توجه به قرارگیری این نرم‌افزارها در بستر ابر هزینه نگهداری و نیروی انسانی فنی سازمان به طور قابل ملاحظه‌ای کاهش می‌یابد.
مشکلاتی مانند بروز رسانی، پشتیبانی و نگهداری در نرم‌افزارهای ابری در حد 0 کاهش یافته و استفاده از نرم‌افزار از هر مکان و در هر زمانی ممکن می‌شود.
دلایل برتری نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین بر نرم‌افزار حسابداری سنتی (لوکال یا کامپیوتری)
همانطور که در بالا اشاره کردیم، امروزه با توجه به اینکه در دنیا، حسابداری ابری در حال گسترش است و مورد استفاده بسیاری از کسب وکار های بزرگ و صنعتی می‌باشد، می‌توان تصور کرد که درآینده‌ای نزدیک، کاملا گوی سبقت را از حسابداری سنتی برباید و یکه تاز میدان شود و دیگر خبری از نرم‌افزار حسابداری سنتی نباشد! حسابداری ابری برای استفاده به عنوان نرم‌افزار حسابداری کسب و کارهای کوچک و متوسط بسیار پرکاربرد است. زیرا دارای انعطاف‌پذیری، قیمت کمتر و امنیت بالایی‌ست. کارشناسان متخصص، روند گسترش حسابداری ابری را تا سال 2020 حدود 78% برآورد کرده‌اند. سوالی که پیش می‌آید این است که دلیل رشد نرم‌افزارهای حسابداری ابری در مقابل نرم افزارهای حسابداری سنتی چیست؟
در پایین، به برخی از این دلایل اشاره می‌کنیم:
- هزینه کمتر برای استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری ابری
- امنیت به مراتب بالاتر نسبت به نرم‌افزارهای سیستمی (این امنیت شامل محافظت فیزیکی از اطلاعات شما که در سرورها قرار دارند نیز می‌شود. همچنین اطلاعات شما در سیستمهای ابری، کدگذاری می‌شوند که سبب می‌شود تا اطلاعات شما حتی در صورت هک شدن، غیرقابل خواندن باشند)
- عدم نیاز به کامپیوتر های قدرتمند
- اتصال از هرکجا، با هر دستگاهی فقط با وجود داشتن اینترنت که سبب می‌شود حتی با تلفن‌همراه خود، با نرم‌افزار کار کنید.
- در حسابداری آنلاین حتی با قطع شدن برق، اطلاعات شما از دست نمی‌رود.
- از اطلاعات شما به صورت مرتب، نسخه پشتیبان تهیه می‌شود تا نگران از دست رفتن اطلاعات خود نباشید.
- رابط کاربری و گرافیک بهتر نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین در مقابل نرم‌افزارهای حسابداری سیستمی و بسیار قابلیت دیگر.
علاوه بر این، ما نرم‌افزار حسابداری سنتی سپیدار را با نرم‌افزار حسابداری آنلاین لاندا مقایسه کردیم که می‌توانید این مقایسه را در پایین بخوانید:
نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین خارجی: مزایا و معایب آن
نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین بسیاری در جهان وجود دارند که هر کدام نقاط قوت و ضعف خاص خود را دارند و حتی فقط مختص بعضی کسب و کارهای خاص، توسعه داده شده‌اند. به عنوان مثال، ما 3 بررسی تخصصی از نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین QuickBooks، FreshBooks و Wave را داشته‌ایم که نرم‌افزار حسابداری فرش بوک، فاقد قابلیت موجودی کالاست. بنابراین این نرم‌افزار نمی‌تواند مناسب کسب و کارهای بازرگانی باشد.
مقاله مرتبط: لیست برترین نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین خارجی
اما برخی قابلیتها در نرم‌افزارهای خارجی ابری وجود دارد که سبب می‌شود تا انتخاب برخی از کابران باشند. به عنوان مثال، ایجاد فاکتور و پیش‌فاکتور برای مشتریها و پرداخت مبلغ فاکتور با پرداخت پی‌پال، گزینه‌ای است که سبب می‌شود مشتریان شما در هر کشوری بتوانند پرداخت خود را انجام دهند.
اما در ایران، به دلیل تحریم‌های بانکی و تورم موجود، خرید یک نرم‌افزار حسابداری خارجی قطعا مقرون به صرفه نیست. زیرا علاوه بر خرید نرم‌افزار به صورت دلاری، پشتیبانی برخی از شرکتها برای ایران مسدود است و حتی قابلیت‌هایی مثل پرداخت با پی‌پال یا قابلیتهای این چنینی ، مورد استفاده کاربران ایرانی نخواهد بود.
نرم‌افزار حسابداری آنلاین لاندا
لاندا یک نرم‌افزار حسابداری آنلاین (مدیریت کسب و کار ابری) ایرانی است که بر اساس آخرین فناوریهای تولید و توسعه نرم‌افزار تولید شده است و هم اکنون با ماژولها و بخشهای زیر در دسترس مدیران و مالکان محترم کسب و کارها قرار گرفته است.
- حسابداری
- خرید و فروش
- دریافت و پرداخت
- حقوق و دستمزد
- گزارشهای مدیریتی
نرم‌افزار حسابداری ابری لاندا، مناسب چه کسب و کارهایی است؟
حسابداری آنلاین لاندا برای شرکتها و کسب و کارهای کوچک و متوسط که در دسته‌بندی‌های زیر قرار دارند مناسب است:
- کسب و کارهای خدماتی
- کسب و کارهای بازرگانی
- تیمهای استارتاپی
- فروشگاه‌ها
- فریلنسرها
برای مشاهده حسابداری خدماتی با لاندا، می‌توانید از طریق آموزش زیر، مطالعه نمایید:
همچنین برای مشاهده حسابداری بازرگانی با لاندا، آموزش زیر را دنبال نمایید:
چرا حسابداری ابری لاندا مناسب کسب و کارهای خدماتی و بازرگانی است؟
در نرم‌افزار حسابداری آنلاین لاندا شما می‌توانید:
- کالا و خدمات خود را تعریف کنید
- انواع خریدهای خود را ثبت کنید
- بخرید، بفروشید و فاکتور صادر کنید
- درآمد و هزینه‌های خود را ثبت کنید
- کالاهای خود را در لاندا Import و Export کنید
- با داشبورد لاندا، گزارشهای متنوع و کاربردی بسیار دریافت کنید و...
ثبت نام در نرم‌افزار حسابداری آنلاین لاندا
می‌توانید از نرم‌افزار حسابداری ابری لاندا به مدت 1 ماه به صورت کاملا رایگان و بدون هیچ محدودیتی استفاده کنید.
برای مشاهده اطلاعات بیشتر درباره حسابداری ابری لاندا می‌توانید ویدیوهای آموزشی لاندا را به همراه دانشنامه لاندا (مرکز آموزش لاندا) مشاهده نمایید.
