آموزش ثبت درآمدها و هزینه ها در مؤسسات خدماتی

ورود پول یا دارایی یا ایجاد طلب بابت ارائه خدمات یا فروش کالا را  "درآمد" می گویند.

درآمد به چه معناست؟

هنگامی که موسسه‌ای، خدماتی را انجام یا کالایی را به مشتریان تحویل می‌دهد، پول یا دارایی دیگری از آنان دریافت می‌کند و یا طلبی برای او ایجاد می‌شود. ورود پول یا دارایی یا ایجاد طلب بابت ارایه خدمات یا فروش کالا را  "درآمد" می‌گویند.

بطور کلی، درآمد هنگامی شناســائی و در مدارک حسابداری ثبت می‌شــود که کالای فروش رفته به مشتریان تحویل داده شود یا خدماتی برای آنان انجام شود. چون درآمد موجب افزایش سرمایه می‌گردد، نحوه ثبت افزایش و کاهش آن مثل حساب سرمایه است، یعنی زمانی که درآمد افزایش پیدا می‌کند، حساب درآمد بستانکار می‌شود.

نحوە ثبت درآمد در حسابداری

برای آشنائی با نحوە ثبت درآمد به مثال های زیر توجه نمایید: 
1ـ شرکت الف بابت خدماتی که به مشتریان ارایه نموده است در تاریخ  1381/09/05 صورتحساب (فاکتور) شمارە یک را به مبلغ 200.000 ریال صادر و وجه آن را دریافت کرد. نحوه ثبت آن در دفتر روزنامه به صورت زیر است:

در ثبــت فوق چون موجودی صندوق افزایــش یافته آن را بدهکار و چون درآمد افزایش یافته آن را بســتانکار می‌کنیم. زیرا، همان طور که قبال بیان گردید، افزایش درآمد مثل افزایش سرمایه بستانکار می‌شود. اگر پس از ارایه خدمات، صورتحساب صادر شود ولی وجه آن دریافت نشود، حسابهای دریافتنی را بدهکار می‌کنیم. برای توضیح این موضوع به مثالهای زیر توجه نمایید: 

2ـ شرکت الف بابت خدماتی که به مشتریان ارایه داده است، در تاریخ 1381/09/15 صورتحساب شمارە 2 را به مبلغ 130.000 ریال صادر کرد ولی وجه آن هنوز دریافت نشده است. نحوه ثبت این رویداد در دفتر روزنامه به صورت زیر است:

3ـ شــرکت الف بابت خدماتی که به مشــتریان ارایه داده اســت، در تاریخ 1381/10/06 صورتحساب شمارە 3 را به مبلغ 230.000 ریال صادر کرد. مبلغ 80.000 ریال از وجه آن دریافت شد ولی مابقی آن هنوز دریافت نشده است. نحوه ثبت این رویداد در دفتر روزنامه به صورت زیر است:

هزینه، بهای تمام شده کالای فروش رفته و یا خدمات انجام شده به منظور کسب درآمد است. به عبارت دیگر، هزینه شامل مخارجی اســت که برای کسب درآمد، پرداخت یا واقع شده اســت. حقوق کارکنان، هزینه سوخت و روشنایی و هزینه تلفن. 
عنوان هر حســاب هزینه، باید مفهوم آن حســاب را بیان کند، مثال هزینه اجاره، هزینه حقوق و هزینه بیمه. از آنجایی که هزینه موجب کاهش سرمایه می‌گردد، نحوه ثبت افزایش و کاهش آن عکس حساب سرمایه است. یعنی زمانی که هزینه افزایش پیدا می‌کند، حساب هزینه بدهکار می‌شود. 

برای تشریح نحوە ثبت هزینه به مثالهای زیر توجه نمایید: 

1ـ شــرکت الف در تاریخ 1381/09/02 مبلــغ 500.000 ریال بابت هزینه برق پرداخت کــرد. نحوە ثبت آن در دفتر روزنامه به صورت زیر است:

در ثبــت فــوق چون هزینــه افزایش یافته اســت آن را بدهکار و چون صنــدوق کاهش یافته آن را بدهــکار می‌کنیم. زیرا همان طوری که قبال بیان شد، افزایش هزینه عکس افزایش سرمایه است، بنابراین، وقتی که هزینه افزایش پیدا کند آن را بدهکار می‌کنند.

اگر خدماتی برای موسسه انجام شده باشد لیکن وجه آن را پرداخت نکرده باشد، باید هزینه خدمات دریافت شده در دفاتر ثبت شود. برای تشریح این موضوع به مثال زیر توجه نمایید: 

2ـ شــرکت الف در تاریخ 1381/10/02 صورتحسابی به مبلغ 810.000 ریال بابت هزینه تعمیر ماشین‌آلات شرکت دریافت نمود که وجه آن هنوز پرداخت نشده است. نحوه ثبت این رویداد در دفتر روزنامه به صورت زیر است:

ممکن اســت بخشــی از وجه هزینه پرداخت شده و بخشی از آن بعداً پرداخت شود؛ در این حالت باید کل هزینه ثبت شود. برای تشریح این موضوع به مثال زیر توجه نمایید:

3ـ هزینه تعمیر یکی از خودروهای شرکت الف 240.000 ریال است. در تاریخ 1381/10/30 مبلغ 130.000 ریال آن پرداخت شد و بقیه آن هنوز پرداخت نشده است. نحوه ثبت این رویداد در دفتر روزنامه شرکت الف به صورت زیر است:

چنانچه قبل از ارایه خدمات وجهی از مشــتریان دریافت شــود، وجه دریافت شــده تحت عنوان پیش دریافت درآمد ثبت می‌شــود. برای مثال، اگر مؤسســه صبا بابت خدماتی که قرار است در ماه‌های آینده به مشتریان ارایه دهد مبلغ 28.000 ریال در تاریخ 1389/06/04 دریافت کرده باشد، این رویداد به صورت زیر در دفتر روزنامه موسسه صبا ثبت می‌شود: 

همچنین زمانی که وجهی قبل از دریافت کالا یا خدمات پرداخت شود، در دفاتر پرداخت کننده تحت عنوان پیش پرداخت ثبت می‌شــود. برای مثال، چنانچه مؤسســه صبا بابت تعمیــر یکی از خودروهای خود مبلغ 84.000 ریــال در تاریخ 1389/06/04 پرداخت کرده باشد ولی تعمیرات خودرو تا آن تاریخ انجام نشده باشد، این رویداد به صورت زیر در دفتر روزنامه موسسه صبا ثبت می‌شود: