حسابدار برای ارائه گزارش‌ها به افراد درون سازمانی عموما گزارش در سطح معین ارائه می‌نماید. چرا که افراد درون سازمان بیشتر نیاز به گزارشات جزئی‌تر دارند. وقتی حسابی بصورت ریز یا جزء ارئه می‌شود، در واقع معین حساب گزارش شده است.
هدف حسابداری
حساب معین به معنی گزارش ریز حساب‌ها جهت گزارش‌دهی درون سازمانی می‌باشد. هدف از حسابداری، ارائه گزارش‌گیری مالی و به اصطلاح حسابداری به افراد ذینفع است. با توجه به این توضیح، به طور کلی ما دو نوع گزارش در حسابداری داریم؛
- گزارش درون سازمانی
- گزارش برون سازمانی
گزارش درون سازمانی و برون سازمانی
گزارشی است که درون سازمان و به مدیر و مسئول مربوطه ارائه می‌شود. گزارش برون سازمانی همانطور که از نام آن پیداست، گزارشی است که ما به افراد و ذینفعان بیرون سازمان ارائه می‌دهیم. مانند امور مالیاتی، سازمان تامین اجتماعی، موسسات مالی و اعتباری و یا سهامدارانی که از بیرون به گزارش نیاز دارند.
حساب معین چیست؟
از آنجا که افراد درون سازمان بیشتر نیاز به گزارشات جزئی‌تر دارند، حسابداران برای ارائه گزارش‌ها به افراد درون سازمانی، عموما گزارش در سطح معین ارائه می‌نماید. یعنی وقتی حسابی به صورت ریز یا جزء ارائه می‌شود، در واقع معین حساب گزارش شده است.
نکته: خوب است بدانید حسابهای معین نیز می‌توانند به صورت جزئی‌تر ارائه شوند که به آن حساب تفصیلی می‌گویند.
دفتر معین چیست؟
دفتر معین همان دفتری است که عملیات حسابداری معین در آن انجام می‌شود. در یک تعریف کلی، می‌توان گفت دفتر معین یک دفتر کمکی می‌باشد که حسابهای جزء یک حساب کل، در آن نگهداری و ثبت می‌شود. به طور مثال، ما یک حساب کل به نام بدهکاران را با کد 20 ثبت کرده‌ایم. تمام حسابداران با سابقه می‌دانند که وقتی موسسه‌ای فعالیت می‌کند، بدهکاران و بستانکاران قطعا یک نفر نیستند؛ بلکه افراد متعددی وجود دارند که با شرکت معامله کرده و می‌توانند بدهکار یا بستانکار شرکت باشند. بنابراین در حسابداری برای نگهداری حسابهای جزء یک حساب کل، از دفتری به نام دفتر معین استفاده می‌کنند.
همانطور که گفته شد، ما باید یکسری گزارشات برون سازمانی در اختیار ذینفعان خارجی قرار دهیم و در حالت کلی، ما تمامی‌حساب‌های سازمان را نمی‌توانیم برای حسابهای داخلی استفاده کنیم. یعنی هیچ مدیری نمی‌گوید که ما چه میزان بدهی داریم و با استفاده از حسابهای کل، نمی‌توانیم گزارش دقیق و همراه با جزئیات به مدیران خود ارائه دهیم. پس در نتیجه باید از حسابهای معین استفاده کنیم.
مقاله مرتبط: معرفی دفتر کل در حسابداری
به عنوان مثال شما قصد دارید به شرکت نرم افزار حسابداری آنلاین لاندا در تهران مراجعه کنید. زمانی که می‌خواهند به شما آدرس دهند، به شما می‌گویند آدرس مترو هفتم تیر شرکت لاندا. در واقع با این آدرس کلی شما نمی‌توانید شرکت لاندا را پیدا کنید. ولی به عنوان مثال زمانی که یک آدرس کامل در اختیار شما قرار می‌گیرد، یعنی مترو هفت تیر، خیابان کریم خان، خیابان سنایی، کوچه هفتم، پلاک 19، طبقه دوم. این یک آدرس دقیق همراه با ریز جزئیات است که می‌تواند شما را به مقصد برساند.
پس در حالت کلی محاسبه کردن ریز حساب‌ها را حساب معین می‌گویند.
آموزش مرتبط: تعریف حساب معین و ارتباط با تفصیلی را مطالعه نمایید.
کاربرد حساب معین در حسابداری
در مورد کاربرد حسابهای معین در حسابداری باید گفت که در حسابداری کلان یک شرکت، شما وقتی که اسم یک حساب را ذکر می‌کنید، در واقع دارید به حساب معین آن اشاره می‌کنید. به عنوان مثال ما وقتی می‌گوییم حساب مربوط به بانک، در واقع منظورمان کدام بانک است؟ حساب ما در کدام بانک قرار دارد؟ بانک صادرات، بانک ملت، بانک تجارت و... این اسامی‌که ذکر می‌شود در واقع ما به حسابهای معین مربوط به حسابداری ذکر می‌کنیم. به عنوان مثال، حساب صندوق را در نظر بگیرید. شما در سازمان خود چند تا صندوق دارید؟ صندوق 1، صندوق 2، صندوق 3، این اسامی‌که ذکر می‌شود در واقع مربوط به حسابهای معین صندوق است.
پس در حالت کلی می‌توان گفت که کاربرد حسابهای معین در حسابداری این است که شما بتوانید دقیق‌تر به حسابرسی مجموعه خود رسیدگی کنید.
