برای هر رویداد مالی که در مؤسسه اتفاق میافتد یک سند حسابداری یا برگۀ حسابداری تهیه میشود. بنابراین سند حسابداری یا برگه حسابداری نوشته ای است که در آن هر کدام از رویدادهای مالی نوشته میشود
پس از اینکه رویدادهای مالی در سند حسابداری ثبت شد، باید در دفتر روزنامه ثبت گردد. دفتر روزنامه انواع مختلفی دارد. دفتر روزنامه ای را که کلیه معاملات و عملیات مالی مؤسسه به ترتیب تاریخ در آن ثبت می شود را دفتر روزنامۀ عمومی می نامند.
دفتر کل دفتری است که حساب های یک مؤسسه به تفکیک در آن نگهداری می شود. در دفتر کل برای هر کدام از حساب ها صفحه یا صفحات جداگانه ای در نظر گرفته می شود و تمام اقلام بدهکار و بستانکار هر حساب از دفتر روزنامه استخراج و در صفحۀ مربوطه در دفتر کل نوشته میشود.
اسناد و مدارک مثبته
اسناد و مدارک مثبته، اسناد و مدارکی هستند که بر وقوع معامله یا رویداد مالی مشخصی دلالت دارند. این مدارک نشان دهنده تاریخ، مبلغ، ماهیت معامله و سایر اطلاعات مورد نیاز هستند و جهت ثبت رویدادهای مالی در سیستم حسابداری به کار میروند. اسناد مثبته درحسابداری از اهمیت خاصی برخوردارند به دلیل آنکه اولاً آنها مبنای تجزیه و تحلیل و ثبت رویدادهای مالی در مدارک و دفاتر حسابداری هستند، ثانیاً برای پیگیری و رسیدگیهای بعدی و همچنین در مواقع لزوم جهت احقاق حقوق مؤسسه و دفاع از عملکرد مدیران و کارکنان مؤسسه مورد استفاده قرار میگیرند. نکتۀ قابل توجه این است که اسناد مثبته باید واضح، معتبر و مکفی باشند تا حسابداران و سایر اشخاص بتوانند به آنها استناد نمایند. فاکتور خرید، فاکتور فروش، رسید بانکی، قبض انبار، رسید صندوق و قبض آب و برق نمونه هایی از اسناد و مدارک مثبته محسوب میشوند.
دفاتر رسمی و غیررسمی در حسابداری
برای آشنایی با انواع دفاتر، کافیست مقاله زیر را دنبال کنید:
انواع دفاتر مورد استفاده در حسابداری - دفاتر قانونی و دفاتر غیر رسمی
