بدون شک در زمان‌های مختلف و به اقتضای شرایط، کارگران نیاز به مرخصی پیدا می‌کنند. قانون‌گذار برای شرایط مختلف و با حفظ مصالح کارگر و کارفرما مرخصی‌های متنوعی پیش‌بینی نموده است که در این مقاله خواهید خواند.
انواع مرخصی
بدون شک در زمان‌های مختلف و به اقتضای شرایط، کارگران نیاز به مرخصی پیدا می‌کنند. از طرف دیگر عدم حضور آنها در محیط کار باعث بروز مشکلاتی برای شرکت و کارفرما می‌شود. قانون‌گذار برای شرایط مختلف و با حفظ مصالح کارگر و کارفرما مرخصی‌های متنوعی پیش‌بینی نموده است. انواع مرخصی عبارت‌اند از: مرخصی استحقاقی، مرخصی استعلاجی، مرخصی بدون حقوق و مرخصی موردی.
ماندۀ مرخصی ( مرخصی استفاده نشده)
در طی هر سال هر کارگر حق دارد از مرخصی سالانه خود استفاده نماید. به آن مقدار از این مرخصی که تا پایان سال استفاده نشده باشد، مرخصی استفاده نشده می‌گویند.
مدت مرخصی استحقاقی سالانه با استفاده از مزد و احتساب 4 روز جمعه معادل یک ماه است. یعنی هر کارگر در هر سال می‌تواند از 26 روز کاری (معادل 208 ساعت) مرخصی استفاده کند. (در اینجا یک روز معادل 8 ساعت در نظر گرفته شده است لازم به ذکر است که برخی شرکت‌ها در مورد مرخصی یک روز را معادل 33/7 معادل 7 ساعت و 20 دقیقه ساعت در نظر می‌گیرند)
لازم به ذکر است در شرکت‌ها برای کارگر قراردادی، مانده مرخصی استفاده نشده در انتهای هر سال محاسبه و با وی تسویه حساب می‌گردد. به این صورت که در پایان سال اگر کارگر کمتر از 208 ساعت (8 ساعت *26 روز) مرخصی سالانۀ خود را استفاده کرده باشد، دستمزد مربوط به آن را محاسبه و به وی پرداخت می‌کنند.
مانده مرخصی هر کارگر عبارت است از میزان مرخصی استفاده نشده وی به علاوه مرخصی‌های ذخیره شده از سال‌های قبل.
محاسبه مدت و مبلغ ماندۀ مرخصی سالانه
میزان مرخصی استفاده شده ـ مرخصی استحقاقی سالانه = میزان باقیمانده مرخصی
نکته: مزایای مستمر در فرمول فوق شامل بن کارگری، حق مسکن و حق اولاد می باشد.
حساب هزینه دستمزد مرخصی و ذخیره دستمزد مرخصی
در ابتدای هر دورۀ مالی برای سرشکن شدن هزینه دستمزد ایام مرخصی کارگران مبلغ دستمزد مربوط به آن به ترتیبی که بیان می‌شود، برآورد و برای ثبت آن از حساب‌هایی تحت عنوان « هزینه حقوق و دستمزد ایام مرخصی» و «سایر حساب‌های پرداختنی ـ ذخیره دستمزد ایام مرخصی» استفاده می‌گردد.
روش‌های ثبت دستمزد ایام مرخصی
- روش ثبت دستمزد ایام مرخصی پس از استفاده کارکنان از مرخصی استحقاقی: در این روش دستمزد ایام مرخصی کارگران در زمان استفاده آنها از مرخصی و به صورت یکجا به حساب هزینه حقوق منظور می‌شود.
- روش ایجاد ذخیره: در این روش در ابتدای دوره مالی دستمزد ایام مرخصی کارگران برای تمام دوره مالی برآورد و ثبت می‌گردد. (معادل دستمزد 9 روز)
محاسبه ذخیره دستمزد ایام مرخصی
ذخیره ماهانه دستمزد ایام مرخصی معمولا در ابتدای دوره مالی به ترتیب زیر محاسبه می‌شود:
حسابداری دستمزد ایام مرخصی
الف) صدور سند حسابداری ذخیره دستمزد ایام مرخصی: (در پایان هر ماه)
ب) صدور سند تعدیل حساب ذخیره دستمزد ایام مرخصی: (در پایان دوره مالی)
در پایان دوره مالی یکی از 3 حالت زیر واقع می‌شود:
حالت 1: فقط 9 روز از مرخصی کارگر باقیمانده باشد: در این حالت ثبتی در دفاتر انجام نمی‌گیرد.
حالت2: بیش از 9 روز از مرخصی کارگر باقیمانده باشد: در این حالت مبلغ مربوط به مرخصی باقیمانده مازاد بر 9 روز، محاسبه و به کارگر پرداخت می‌گردد. و 9 روز مرخصی برای سال بعد ذخیره می‌شود.
نکته: در قراردادهای موقت در پایان قرارداد کل مبلغ مربوط به مرخصی‌های باقیمانده کارگر محاسبه و به وی پرداخت می‌شود.
محاسبه مبلغ بازخرید مرخصی:
حقوق پایه و مزایای مستمر روزانه × مدت باقیمانده مرخصی استحقاقی (روز) = مبلغ بازخرید مرخصی و سند حسابداری زیر انجام می‌گیرد.
حالت 3: کمتر از 9 روز از مرخصی کارگر باقیمانده باشد: در این حالت حساب‌های هزینه و ذخیره دستمزد ایام مرخصی تعدیل شده و ثبت زیر انجام می‌گیرد: (معادل اختلاف ریالی مرخصی باقیمانده با 9 روز)
نکته 1: مانده حساب ذخیره دستمزد ایام مرخصی هر ساله با توجه به آخرین نرخ‌های دستمزد تعدیل می‌گردد.
نکته 2: در قراردادهای موقت معمولا در پایان هر دوره مالی مانده مرخصی کارگران صفر می‌شود (ثبت‌های مناسب انجام می‌گیرد).
مثال
در ابتدای دوره مالی، واحد حسابداری «شرکت تولیدی گیلان» حقوق پایه و مزایای مستمر ماهانه کارگران این شرکت را معادل 480,000,000 ریال برآورد نموده است. مطلوب است:
الف) محاسبه ذخیره دستمزد ایام مرخصی ماهانه کارگران
ب) صدور سند حسابداری مربوط به ذخیره دستمزد ایام مرخصی استحقاقی در فروردین ماه
مثال
متوسط حقوق پایه کارکنان «شرکت تولیدی لاهیجان» در ابتدای سال 1373 معادل 120,000,000 ریال برآورد گردیده است. طبق آیین نامه داخلی شرکت معادل ریالی مانده مرخصی پرسنل (مازاد بر 9 روز مرخصی قابل ذخیره) به ایشان پرداخت خواهد شد. (نرخ پایه دستمزد و مزایای مستمر روزانه 350,000 ریال) مطلوب است:
الف) محاسبۀ ذخیرۀ دستمزد ایام مرخصی ماهانه کارگران
ب) صدور سند مربوط به ذخیره دستمزد ایام مرخصی فروردین و اردیبهشت ماه این شرکت
ج) صدور سند بازخرید دستمزد ایام مرخصی کارگران (کارگران تا پایان سال فقط از نیمی‌از مرخصی سالانه خود استفاده نموده اند)
پاسخ الف: 
پاسخ ب: صدور سند ذخیره دستمزد ایام مرخصی فروردین:
صدور سند ذخیره دستمزد ایام مرخصی اردیبهشت:
پاسخ ج: صدور سند بازخرید دستمزد ایام مرخصی: (در پایان سال)
